Factuur+
Geavanceerde software op het gebied van het automatisch herkennen en verwerken van inkoopfacturen.
Download brochure
Automatische factuurverwerking
De standaardoplossing FileLinx Factuur zorgt voor de gedigitaliseerde verwerking van inkoopfacturen, stroomlijnt het inlezen, herkennen, indexeren, controleren, fiatteren, archiveren en verwerken in het financiële systeem. Gedurende de afhandeling wordt een compleet digitaal dossier opgebouwd, van waaruit een inkoopfactuur op basis van vele zoekcriteria is terug te vinden. Daarnaast blijven alle factuurgegevens, maar ook de gegevens over de afhandeling, beschikbaar voor rapportage en analyse.
FileLinx is de specialist in het automatiseren van het inkoopproces. Denk hierbij aan inkoopaanvragen, bestellingen, verplichtingen en ontvangstregistratie. Maar ook ordermatching, contractbeheer, budgetbewaking en leveranciersbeoordeling.
Uw voordelen
- Efficiënter werken
- Automatische herkenning, verwerking en codering van uw inkoopfacturen in uw ERP/financiële software
- Geautomatiseerd afwijkingen in facturen afhandelen
- Controle houden over het proces
- Ingebouwd digitaal archief van alle inkoopfacturen
- Gemakkelijk terugvinden van alle facturen
- Tijdlijn wordt bijgehouden
- Robotisering van het proces
- Inzicht in welke taken uitgevoerd moeten worden
- Overal kunnen fiatteren
verwerken met FileLinx Factuur.
Factuurproces van A tot Z
Het factuurproces bestaat grofweg uit 5 stappen, een factuur: 1. ontvangen 2. verwerken 3. fiatteren 4. betalen 5. archiveren. Zodra de factuur ontvangen is, wordt deze vergeleken met de order. Klopt het bedrag en zijn de betreffende producten of diensten geleverd, dan kan de factuur worden betaald. Alle gegevens worden daarna verwerkt in het financiële- of ERP-systeem. Handmatig verwerken is een foutgevoeligproces. Bereik meer efficiëntie op de crediteurenadministratie door dit proces te automatiseren.
Herkenning
FileLinx Factuur herkent op regelniveau automatisch de gegevens van gescande facturen en PDF’s uit e-mails. Ook digitale facturen worden automatisch ingelezen. Deze gegevens worden aangeboden in FileLinx Factuur ter fiattering, welke naar eigen wens is in te richten.
FileLinx is uniek door free form herkenning en heeft geen vaste templates, de automatische regelherkenning en zeer hoge herkeningsgraad. De software is zelflerend en kan automatisch coderen in ERP/financiële software.
Matching
Met Matching kunt u snel zien of factuurregels matchen met de ontvangstregels van bijbehorende orders, contracten of verplichtingen.
De ontvangstregels worden opgehaald uit uw ERP/financieel systeem op basis van het ordernummer van de factuur.
Matching is de ideale toevoeging op FileLinx Factuur voor organisaties die naast kostenfacturen ook orderfacturen contractfacturen verwerken of werken met verplichtingen. Matching automatiseert dit proces voor u. U hoeft alleen bij afwijkingen op facturen actie te ondernemen. Matching levert u veel tijdsbesparing op.
Wij raden automatische matching aan als u meer dan 5.000 facturen per jaar heeft. Heeft u minder dan 5.000 facturen per jaar?
Dan is Matching Professional de perfecte oplossing! Hieronder de verschillen.
Matching Enterprise
> 5.000 facturen per jaar
Volledig automatische matching met Matching Enterprise. Wij robotiseren het volledige proces van matching zonder tussenkomst van de gebruiker, met uitzondering van het controleren en accorderen van de factuur. U kunt de afwijkingen direct vanuit de matchingmodule afhandelen en correctieboekingen uitvoeren in uw financiële/ERP-systeem.
- Factuurregels matchen ontvangstregels financieel (ERP) systeem
- Matching totaalbedragen (bij meerdere regels)
- Meerdere orders op een factuur matchen
- Afwijkingen worden duidelijk weergegeven
- ‘Manage by exeption’ (alleen afwijkingen)
- Matching met contractverplichtingen in FileLinx
- Matching n.a.v. preview van de factuur (overzichtelijk)
- Onderstrepen van de data in de preview
Matching Professional
< 5.000 facturen per jaar.
Het grote verschil met Matching Enterprise is dat de gebruiker zelf via een vinkje de ontvangstregels aanklikt die matchen met de regels op de factuur. U kunt de afwijkingen direct vanuit de matchingmodule afhandelen en correctieboekingen uitvoeren in uw financiële/ERP-systeem.
- Factuurregels automatisch matchen met ontvangstregels in FileLinx
- Meerdere ontvangstregels tegelijk te selecteren en te matchen
- Matching totaalbedragen (bij meerdere regels)
- Meerdere orders op een factuur matchen
- Matching n.a.v. preview van de factuur (overzichtelijk)
- ‘Manage by exeption’ (alleen afwijkingen)
- Matching met contractverplichtingen in FileLinx
FileLinx Factuur
De verwerking van inkoopfacturen is ideaal om te worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Het verwerken van een inkoopfactuur gaat via een workflow. De factuur wordt binnen een bepaalde tijd afgewerkt en de voortgang wordt bewaakt. Fouten en dubbel uitgevoerde handelingen worden voorkomen.
Kortom
- Standaard software die gemakkelijk naar uw wens is aan te passen.
- Integratie met financiële-/administratieve- en/of ERP-applicaties (koppelingen).
- Te integreren met automatische- & intelligente herkenning.
- Matching mogelijk met orders, contracten en verplichtingen.
- Dekt de volledige keten.
- Controle op het factuurproces.
- Realtime overzichten maken.
- Werken vanuit dashboards per afdeling.
- Veilig online beschikbaar.
- Kosten reduceren.
- Modulair uit te breiden met Inkoop, Declaraties of CRM.
Fiatteringsapp
Geheel eenvoudig via de app facturen fiatteren.
Zo werkt FileLinx Factuur
FileLinx Factuur beschikt over verschillende functionaliteiten. Hieronder ziet u per tab verschillende video’s hoe het werkt.
FileLinx Inkoop+ is de volgende stap
Om uw inkoopproces echt te optimaliseren moet u niet beginnen bij de ontvangst van een factuur, maar bij de behoefte van de gebruiker. Informatie herkennen op facturen is een specialiteit van FileLinx. Inmiddels optimaliseren we samen met de klant het proces voorafgaand aan de factuur al ruim 20 jaar, wat geresulteerd heeft in onze inkoopmodule.
Bekijk het hele inkoopproces
Purchase to Pay of het inkoopproces is het volledige proces van aanvraag tot betaling inclusief het bewaken van budgetten.
Uw partner voor automatische factuurverwerking
Wij helpen zo’n 400 organisaties met het automatiseren en robotiseren van hun inkoopproces.
Al 20 jaar ervaring met het ontwikkelen van verschillende Business Solutions samen met klanten en partners. Zo ook het inkoopproces. Pas uw unieke bedrijfsprocessen in een handomdraai naar een standaardoplossing van FileLinx.
Onze klanten
