SWKFacet

“Door FileLinx wordt informatie toegankelijker.”

Edgar Kannekens, Woordvoerder bij SWKFacet

Organisatie

SWKFacet is het shared service center binnen SWKGroep. De SWKGroep is de grootste stichting van kinderopvang en buurtwerk in Nederland. Voor deze werkmaatschappijen die onderdeel zijn van de SWKGroep heeft SWKFacet een compleet pakket aan diensten gebundeld, waaronder Facilitaire Zaken, P&O, Financien, Informatie en Plaatsing Kinderopvang, Projecten & Innovatie, Kwaliteit en Marketing- communicatie. SWKFacet neemt het secundaire bedrijfsproces uit handen, zodat de organisaties zich kunnen richten op hun hoofdactiviteiten.

Onze oplossing

SWKFacet is het shared service center binnen SWKGroep. De SWKGroep is de grootste stichting van kinderopvang en buurtwerk in Nederland. Een aantal jaar geleden is SWK verhuist naar een nieuw pand in Berkel en Rodenrijs. De opdracht na de verhuizing was om het archief te verkleinen om zo ruimte en kosten te besparen. Een andere uitdaging was om gemakkelijker toegang te krijgen tot informatie van de verschillende afdelingen binnen de organisatie.

“FileLinx is in onze ogen een grote bak waarin allerlei data en functionaliteiten zitten. Waar we FileLinx voor gebruiken kan ik in een aantal delen onderscheiden,” vertelt Edgar Kannekens. “FileLinx wordt bijvoorbeeld bij alle werkmaatschappijen gebruikt voor inkoopverwerking. De factuurautorisatiestroom loopt via FileLinx en ons financieel pakket. We gebruiken ook DMS en maatwerkdelen van Filelinx.

DMS

Het document management system gebruiken we binnen SWKFacet. FileLinx omvangt de applicaties van verschillende afdelingen, zodat alle informatie toegankelijker wordt. In het verleden was een applicatie alleen beschikbaar voor de afdeling die daarmee werkte. Dat geldt bijvoorbeeld voor Facilitair Beheer. Zij beheren ongeveer 200 panden die we in gebruik hebben. De afdeling genereert heel veel informatie die voor de afdelingen Financiën, Werving en Plaatsing ook belangrijk is en via DMS makkelijker toegankelijk is.”

Ouderportaal

SWKFacet heeft bij FileLinx ook maatwerk afgenomen: het ouderportaal. “Het ouderportaal is een webportaal voor ouders van de kinderen op de kinderdagverblijven,” vervolgt Edgar Kannekens. “Op het portaal staat standaard informatie zoals facturen, voorwaarden en contracten die ouders met ons hebben. De klant kan daar eigen gegevens, zoals naam, adres en telefoonnummer beheren en contracten autoriseren. Als wij een contract aanbieden kan de klant via het ouderportaal aangeven of hij het eens is met het contract. Wij sturen vanuit de kinderopvang applicatie informatie naar het ouderportaal. Wanneer de ouder iets aangeeft op het portaal wordt die actie teruggestuurd naar de kinderopvangapplicatie.

Waarom FileLinx?

Een van de redenen om voor FileLinx te kiezen was dat we het archief wilde verkleinen. Verder wilden we de fysieke papierstroom tussen locaties en centraal kantoor beperken. FileLinx bood meer, zoals een ouderportaal, DSM en een workflow voor inkoopfacturen. Het verschil met voordat we met FileLinx aan de slag gingen is dat we ten opzichte van 4 jaar geleden veel minder archiefruimte nodig hebben. We zien ook dat het ouderportaal resultaat levert. Per maand sturen wij ongeveer tienduizend facturen. Een groot deel daarvan gaat nu via het ouderportaal. Hierdoor zijn de portokosten met meer dan 50% gedaald.

Bij aanvang verliepen processen langzamer dan verwacht. De samenwerking met FileLinx wordt steeds professioneler. Het is positief veranderd ten opzichte van een jaar geleden. Je merkt dat FileLinx aan het professionaliseren is en wij tegelijkertijd met hen daar in mee ontwikkelen. En dat is een heel goede ontwikkeling.

Nieuwe toepassingen

Er zijn functies die we al wel op kleine schaal gebruiken. Workflows en to-do lijsten worden wel op kleine schaal gebruikt, maar nog niet standaard door alle gebruikers. Dat moeten we nog ontwikkelen. Wij willen ook de intranetfunctie gebruiken. En we hebben meer applicaties die in de toekomst via FileLinx moeten communiceren. Ook het ouderportaal willen we verder uitbreiden, zodat er nog meer informatie voor ons en de ouders beschikbaar komt.”

Twitter

FileLinx gaat geen enkele uitdaging uit de weg om een software-oplossing te bouwen die bijdraagt aan het dagelijks gebruik. Lees hier het verhaal van Martijn: https://filelinx.com/nieuws/fxer-aan-het-woord-development/

Koppelen met financiële software of andere software? Dat kan FileLinx als de beste! Wil je weten met welke systemen wij koppelen of ervaring mee hebben? Kijk dan op: https://filelinx.com/partners/#koppelingen

Vandaag zijn we live aanwezig op de AFAS Open 2021! Kom alles te weten over automatische factuurverwerking en onze koppeling met AFAS. Orestis en Mick staan klaar om al jullie vragen te beantwoorden. Tot zo!

Morgen is het zover! FileLinx is aanwezig met een online stand op de AFAS Open 2021. FileLinx koppelt met onze automatische factuurverwerking DigiData al jaren met AFAS. Zien we je daar? Meer info over automatische factuurverwerking vind je hier: https://filelinx.com/factuur/

DigiData van FileLinx is de meest geavanceerde software voor het verwerken van xml en pdf facturen. Ook benieuwd naar de ins & outs? Kom dan langs bij onze digitale stand tijdens de AFAS Open 2021. #afasopen

Ook FileLinx is aanwezig tijdens de online AFAS Open 2021. Kom jij ook langs onze digitale stand? Orestis Gkikas en Mick Braun zijn aanwezig om al jouw vragen te beantwoorden. Ben jij er ook 15 juni?

https://www.afas.nl/events/afas-open?utm_medium=email#15-juni

#afasopen

Vandaag hebben we weer een toffe webinar gegeven. In samenwerking met @SignRequest namen we onze deelnemers mee in de wereld van digitaal ondertekenen.

Yes, we zijn weer gecertificeerd om te koppelen met Twinfield! Koppel jouw boekhoudsysteem Twinfield aan FileLinx. Meer info over koppelingen https://www.filelinx.com/partners/#koppelingen

WEBINAR - Wil jij weten hoe je gemakkelijk en veilig documenten digitaal kunt goedkeuren en laten ondertekenen? Volg dan onze webinar op 27 mei om 10:00 uur. Samen met @SignRequest vertellen wij hier alles over. Meer info en reserveren via: https://filelinx.com/webinar/webinar-documenten-digitaal-goedkeuren-en-direct-veilig-ondertekenen-met-signrequest-27-mei-2021/

Wij zijn op zoek naar een Software Consultant! Wil jij een uitdagende functie bij een innovatief en snelgroeiend bedrijf? Lees dan onze vacature en laat wat van je horen!

https://filelinx.com/wp-content/uploads/2021/04/vacature-software-consultant.pdf

#vacatures #softwarejobs

Samenwerken met partners, dat doen wij graag! Wij halen op deze manier het beste in elkaar naar boven om verder te komen. Lees hier meer over de samenwerking tussen FileLinx en @ItrisBV

https://filelinx.com/klantcase/filelinx-en-itris-brengen-het-beste-in-elkaar-naar-boven/

Vanmorgen heeft Orestis de eerste webinar van FileLinx gegeven. En het was een succes! Houd onze socials in de gaten voor komende webinars. Of blijf op de hoogte via onze nieuwsbrief. Inschrijven kan via: https://lnkd.in/dypQVGF

Scroll naar top