Factuurverwerking is tijdrovend als je veel handmatig moet verwerken. Aangezien je de financiële afdeling niet wilt overbelasten met inhoudelijke vragen, is het wel fijn als digitale factuurverwerking efficiënter en sneller kan. Hoe zorg je er dan nog voor dat de inkoopfacturen toch op tijd betaald worden?
Met het huidige personeelstekort wil je jouw personeel niet belasten met te veel administratieve processen. Je kunt ook niet oneindig investeren in financieel personeel. Gelukkig biedt factuurverwerkingssoftware een schat aan kansen.
Slimme software voor automatische factuurverwerking
Dat we je willen inspireren om processen – en dus ook factuurverwerking – zoveel mogelijk te automatiseren, dat had je waarschijnlijk wel verwacht. Immers, het ontwikkelen van slimme software om processen te robotiseren is ons specialisme.
Maar er is meer mogelijk dan je denkt! Daarom laten we graag een aantal minder voor de hand liggende ideeën zien rond automatische digitale factuurverwerking. Ben je klaar om te innoveren?
Idee #1: Geen UBL, toch automatisch inlezen
Stel, je beheert een voorziening waarbij meerdere klanten hun eigen kosten apart betalen. Denk aan een kantoorgebouw met meerdere kleine bedrijven of een verzorgingstehuis. Elke huurder of bewoner heeft zijn abonnement op internet en televisie en betaalt zijn eigen energieverbruik. Een vergelijkbare situatie is wanneer je verschillende interne locaties (kostenplaatsen) hebt.
In al deze voorbeelden sturen de leveranciers hun facturen, gespecificeerd per gebruiker, bewoner of afdeling, van soms wel tientallen kantjes. Wanneer deze leveranciers niet de Universal Business Language (UBL) volgen, kan het verwerken per factuur zomaar een dag in beslag nemen.
Toch is het mogelijk ook zulke facturen mee te nemen in het automatische proces. We configureren DigiData+ dan zo dat de relevante informatie van deze specifieke leverancier wordt herkend en vertaald naar UBL. Een alternatieve route is om de totaalbedragen van facturen automatisch te laten matchen met alle ontvangstregels. Als dat klopt, is het wellicht niet meer nodig om de facturen op regelniveau na te lopen.
Idee #2: Navraag doen? Ook dat kan automatisch
Een probleem dat vooral speelt binnen de (semi)overheid: leveranciers factureren een hoger bedrag dan aanvankelijk was afgesproken, al dan niet in de vorm van onverwachte extra posten. Deze en andere afwijkingen kunnen zorgen voor veel uitzoekwerk en heen-en-weer gebel.
Zou het niet veel makkelijker zijn als de financieel medewerker deze factuur naar de verantwoordelijke persoon (of kostenplaats) kon terugsturen met de opdracht een en ander uit te zoeken? In DigiData+ kan dat, compleet met een automatisch gegenereerd bericht aan de inkoper of budgethouder waarin om meer informatie wordt gevraagd. Op die manier kan de financieel medewerker snel verder en wordt de factuur op tijd betaald.
Idee #3: Ontvangstbevestiging - durf het te automatiseren
Professionals met een ander specialisme hebben het vaak te druk om elke administratieve taak goed uit te voeren. Met name als bestellingen worden gedaan op vrije aanvraag door andere afdelingen buiten de financiële afdeling om en deze niet binnen worden gemeld. Dat betekent dat in AFAS niets wordt geregistreerd over de hoeveelheid, de prijs en de ontvangst. Hierdoor wordt het controleren van facturen onmogelijk.
We willen je prikkelen om eens met een frisse blik naar je prioriteiten te kijken. Bedenk dat de tijd van je medewerkers óók kostbaar is. Dus wanneer het gaat om producten en diensten tot een bepaalde ordergrootte, waarom laat je Digidata+ niet zodanig inregelen dat bestellingen automatisch op ‘ontvangen’ worden gezet?
Een paar laatste overwegingen
Het stroomlijnen van de facturenstroom is voor veel organisaties een eerste stap om tijd en menskracht vrij te spelen. Daarbij verwachten we niet dat je jouw gehele workflow morgen hebt geautomatiseerd.
Verstandiger is het om een proefperiode met een klein aantal leveranciers te starten. Kijk hoe dat uitpakt en zet steeds een stapje verder. Zo speel je stap voor stap tijd en middelen vrij die ten goede komen aan jouw diensten of producten zelf.
Wil je meer weten over het stroomlijnen van factuurverwerking?
Lees hier: ‘Factuurverwerking zonder zorgen’
