Document Management Systeem
Krijg weer controle over alle documenten en e-mails.
Een fout is zo gemaakt!
Hoe zit dat bij jouw medewerkers? Gebruiken zij één opslagsysteem om documenten in op te slaan, of meerdere zoals ERP/ECD/Financiële systemen? Of gebruiken zij hun eigen mappen op de server ook nog naast de andere systemen?
Eén document kan zo op verschillende plekken opgeslagen zijn zonder structuur. Het zoeken naar de juiste versie kost tijd en het elkaar op de hoogte houden gaat voornamelijk via e-mail. Een fout is zo gemaakt!
Hoe blijf je als organisatie in controle over uw eigen documenten en e-mails? Denk aan versiebeheer, beveiliging van privacygevoelige informatie of intellectueel eigendom. De angst voor imagoschade en claims is een reële bedreiging geworden voor veel organisaties sinds de huidige AVG-wetgeving.
Maar wat als je...
- echt blije gebruikers zou hebben?
- alleen maar hoeft te weten wat je zoekt en niet waar het staat?
- gebruikers zou hebben die geen schaduw IT gebruiken als Onedrive, DropBox, Trello, etc?
- kan integreren met Microsoft Office (365) producten?
- niet voor ieder wissewasje de IT afdeling moet raadplegen?
- makkelijker aan de AVG kan voldoen?
- veilig kan samenwerken met collega’s en externe gebruikers?
- overal bij je data kan?
- een proces kan koppelen aan alle huidige documenten?
- structuur in het opslaan kan afdwingen aan gebruikers zonder dat het als vervelend wordt ervaren?
Zoeken en vinden kost organisaties handenvol geld
Er zijn maar twee ‘oplossingen’ om zeker te weten dat collega’s met dezelfde versie van een document werken. En hoe zit dat met betrokkenen buiten uw organisatie? Waar staat de juiste versie en hoe vind ik die in de brei van applicaties en mappen in deze verschillende systemen?
- iedere update iedereen een e-mail sturen met de nieuwe versie van het document, vervolgens kan iedere gebruiker zijn of haar versie updaten in het systeem waarmee gewerkt wordt. Afgezien van de omslachtigheid staat het document op zoveel verschillende plaatsen en inboxen dat de privacy niet meer gewaarborgd kan worden. Na het versturen van de e-mail bent u direct de controle kwijt.
- Een online opslagdienst gebruiken en een link sturen naar alle betrokkenen die vervolgens het document ook weer kunnen downloaden. Ook in dit geval bent u de controle kwijt na het delen van de link.
FileLinx koppelt met meer dan 70 leveranciers
Een fileserver of DMS/ECM systeem is geen proces
Het terugzoeken bij opslagdiensten is vaak een probleem omdat u bestanden en e-mails niet kunt labelen. In een DMS/ECM kan dat wel, maar daar kunt u geen processen toevoegen aan een dossier. Zo is het probleem nog steeds niet volledig opgelost.
Overstappen op een DMS of ECM de oplossing?
Een DMS of ECM werkt niet met mappen, de licenties zijn duur, de collaboration werkt omslachtig en koppelen met andere applicaties is veelal niet mogelijk. Ze dwingen gebruikers juist gebruik te maken van online opslagdiensten, waardoor het probleem eerder erger wordt dan verbetert.
FileLinx maakt het verschil en creëert het beste van drie werelden.
Wereld 1
Een alternatief voor de cloud opslagdiensten
- Het gemak van DropBox, Onedrive en Google Drive
- Werkt in de browser
- Eenvoudige folderstructuur
- Altijd online
- Ingebouwde viewer
- Werk samen aan documenten
- Zoek en vind snel en eenvoudig (niet waar, maar wat)
- Deel met externe gebruikers
Wereld 2
Met de functies van een ECM
- Voeg klantgegevens, projectgegevens e.d. toe
- Beveilig de data
- Documenten en data strucutreren
- Integreer met andere sofware (ERP, financieel)
- Voeg workflows en robots toe om de bedrijfsprocessen te automatiseren
- Archieffunctie
- Deel alleen met bevoegden
- Breng alle gebruikersgroepen bij elkaar (sales, management, logistiek, legal, finance, ICT, operatie, marketing, HRM, Research en Development)
- Zorg ervoor dat je compliant bent
- Integreer in een Microsoft infrastructuur met single sign on (SSO)
- Two factor authenticatie (ook voor externe gebruikers)
Wereld 3
En écht unieke functionaliteiten
- Herkennen van privacy gevoelige informatie
- Houdt de desktop van je gebruikers in de gaten en voorkom fouten
- Nauwelijks vatbaar voor ransomware en cryptoware
- Echt gemaakt vanuit een gebruikersoogpunt
- Metadata automatisch toevoegen (klant, project, dossier)
- Van iedere gebruiker, apparaat en document een audittrail
- Werk samen door de unieke collaboration functie
- Helpt mee om aan de AVG-wetgeving te voldoen
- Geen Patriot Act van toepassing
De voordelen
- Blije gebruikers
- Verbetering veiligheid
- Geen zorgen om AVG
- Alle documenten op één plek
- Controle over je data en documenten
- Tweejaarlijkse updates
- Software beweegt mee met veranderingen
- Disaster recovery en back-up goed geregeld
- Kies voor SaaS, Private Cloud of On Premise
De DMS FileServer is gemaakt in het low-code FileLinx platform. Aanpassingen en nieuwe processen invoeren kun je in een handomdraai toevoegen.
Begin klein en groei mee
De DMS FileServer is gemaakt in het low-code FileLinx platform. Aanpassingen en nieuwe processen invoeren kun je in een handomdraai toevoegen.
Maak processen nog slimmer met FileLinx Factuur+
Om je processen verder te optimaliseren koppel je FileLinx CRM+ aan onze oplossing Factuur+. Dit digitale hulpje stroomlijnt het inlezen, herkennen, indexeren, controleren, fiatteren, archiveren en verwerken van facturen in het financiële systeem.
Bekijk het hele factuurproces
Alle factuurgegevens, maar ook de gegevens over de afhandeling, blijven beschikbaar voor rapportage en analyse. Een module voor automatische matching van facturen maakt jouw proces compleet!
Ingewikkelde processen worden makkelijk
Hoe ambitieus je wensen op het gebied van Inkoop, Facturatie of CRM ook zijn, onze superslimme experts gaan graag de uitdaging voor je aan! Het resultaat: een oplossing die een ingewikkeld proces stroomlijnt én makkelijk in het gebruik is.
Referenties
- Omoda -
