Nieuwe functionaliteiten
Overzicht van de nieuwste functionaliteiten en verbeteringen voor FileLinx en Interfere/DigiData/Factuur+
Updates en informatie
Twee keer per jaar brengen wij een nieuwe release uit. Hieronder zie je een overzicht alle release highlights. Het is aan te raden om minimaal één keer per jaar naar de nieuwste versie over te stappen. En daarbij ook na te denken over de nieuwe features die wij ontwikkeld hebben. Dit maakt het gebruik van de software een stuk prettiger. Via het Plus Contract kun je gemakkelijk door ons de nieuwste features laten updaten.
Heb je suggesties voor nieuwe features? Geef ze hier door.
Suggesties voor nieuwe features?
FileLinx verbeteringen
2023-02
Wij introduceren met trots onze nieuwste innovatie: de “Open AI (ChatGPT)” workflow stap. Met deze toevoeging aan FileLinx wordt het mogelijk om AI rechtstreeks in het documentbeheerproces te integreren.
- Stel voor dat je met een simpele vraag inzicht kunt krijgen in de inhoud van je documenten. Medewerkers kunnen moeiteloos zoeken, vinden en analyseren.
- Uiteraard moet gevoelige informatie zorgvuldig worden beschermd. Alleen geautoriseerde gebruikers met de juiste speciale rechten hebben toegang tot de AI-functies, zodat de gegevens veilig blijven.
- Onze nieuwe workflowstap maakt gebruik van de geavanceerde API van OpenAI, waardoor je direct kunt communiceren met kunstmatige intelligentie. Je opent hiermee de deur naar een wereld van mogelijkheden voor automatisering en intelligentie.
Dankzij FileLinx en AI is je organisatie klaar voor de toekomst. Optimaliseer je documentbeheer, bespaar tijd en ontdek nieuwe inzichten met onze innovatieve oplossingen.
Je kan op twee manieren een vraag stellen:
- Via een item (direct)
- Via de fileviewer (direct)
- Via workflow (indirect)
Via een pop-up kun je de vraag stellen aan AI:
Als je vraag verwerkt is door AI krijg je het antwoord in een pop-up:
Naast onze bestaande ondersteuning voor Azure en Okta, hebben we nu Google toegevoegd aan onze lijst van integratiemogelijkheden. Dit betekent dat je nog meer keuzemogelijkheden hebt om te werken met de tools die het beste bij jou passen.
Om de overgang naar Google-integratie zo soepel mogelijk te maken, hebben we gedetailleerde handleidingen samengesteld. Welke je stap voor stap door de stappen heen leidt vanaf de initiële setup tot het dagelijks gebruik. Met duidelijke instructies kun je met vertrouwen gebruikmaken van de nieuwe Google-integratiemogelijkheid, terwijl je profiteert van de uitstekende beveiliging die wordt geboden door Google, Azure, en Okta.
Ontdek hoe je FileLinx nog beter kunt laten werken voor jou met deze uitbreiding van integratiemogelijkheden. Jouw flexibiliteit en beveiliging staan voorop, en we zijn er om je te ondersteunen bij elke stap in dit proces.
Bij ons staat jouw gebruiksgemak voorop. Daarom hebben we ons platform op meerdere punten verbeterd:
- We hebben het ‘Nieuw Item’ scherm herontworpen voor een overzichtelijkere en ruimte-efficiënte interface. Minder overbodige witruimte en tabbladen maken het eenvoudiger om nieuwe items aan te maken.
- Je kunt nu pop-upvensters verslepen naar de gewenste locatie, wat de flexibiliteit van ons platform vergroot.
- Onze inputvelden geven nu duidelijke feedback, zodat je altijd weet welk veld je hebt geselecteerd.
- We hebben extra context toegevoegd door het aantal items in de breadcrumbs weer te geven.
Kortom, onze verbeteringen zijn gericht op een soepele, efficiënte gebruikerservaring. Geniet van de vernieuwingen en ontdek hoe ons platform jouw werk gemakkelijker maakt!
Wij willen het maken van UBL-bestanden zo makkelijk mogelijk maken. We hebben een handige functie toegevoegd waarmee je UBL-bestanden kunt genereren op basis van een template.
Ontdek onze vernieuwde software met verbeterde prestaties en beveiliging! Geniet van snellere afhandeling en gemoedsrust met de nieuwste updates. Het is tijd voor een betere ervaring!
2023-01
FileLinx biedt al de mogelijkheid om veilig en simpel in te loggen met Multi-Factor Authenticatie van Azure Active Directory. Zo hebben gebruikers geen aparte wachtwoorden of Two-Factor registraties meer nodig voor FileLinx, en kan je eigen systeembeheer de toegang tot de software beheren. Azure Active Directory is niet de enige die deze mogelijkheden aanbiedt, er zijn vele authenticatie providers. De software is hierop aangepast zodat andere authenticatie providers ook ingesteld kunnen worden, een voorbeeld hiervan is Okta.
De performance en security van de software is verbeterd.
Interfere/DigiData/Factuur+ verbeteringen
2023 release 9
Een combinatie van Matching Pro en Matching Enterprise is eerder regel dan uitzondering. Om het voor onze gebruikers makkelijker te maken hebben we een aantal wijzigingen in de configuratie aangebracht. Een factuur welke in Matching Professional verwerkt is, zal nu direct doorgestuurd worden naar het volgende proces. Per crediteur kan ingesteld worden of een bypass toepast moet worden of niet.
Bij deze release is bij het verwerken van een deelfacturatie van een order inzichtelijk gemaakt hoeveel orderregels er geselecteerd zijn en wat er nog geselecteerd moet worden om overeen te komen met het factuur-/factuurregelbedrag. Tijdens het selecteren van order/ontvangstregels in Interfere en Matching Professional worden de geselecteerde regels geteld. Bij het openen van het scherm zijn er geen orderregels aangevinkt en wordt rechtsonder het gehele factuurbedrag getoond. Na selecteren van 1 of meerdere regels wordt het totaal van de aangevinkte regels van het resterend bedrag afgetrokken.
Als je in het ‘zoek een factuur’ scherm een factuur opzoekt kan het zijn dat er dubbel aangeboden facturen staan. Het is met deze release mogelijk om deze te verplaatsen naar een andere voorraadmap of te verwijderen.
Een combinatie van Matching Pro en matching Enterprise kan actief zijn. Dan kan het per leverancier verschillen of Matching Pro gebruikt moet worden. Nu kun je direct in het scherm zien of deze functie voor de crediteur actief is.
de functie is uitgeschakeld
de functie is ingeschakeld
Bij een crediteur kan worden vastgelegd of er gebruik gemaakt mag worden van regelherkenning en of voor een crediteur de orderregels al factuurregels moeten worden opgehaald. Er is met deze release een controle op de toegestane combinatie van deze twee waarden.
Als een gebruiker het herkennen van factuurregels aan wilt zetten, maar ‘orderregels overnemen als factuurregels’ staat aan, dan krijgt de gebruiker een melding dat dit niet mogelijk is. Maar ook andersom. 
Grote PDF bestanden kunnen vanaf deze release verwerkt worden.
Er kunnen rapportages gemaakt worden die door specifieke gebruikers geopend kunnen worden. Bijvoorbeeld per afdeling of alleen voor managers etc.
Als er meerdere mailboxen worden uitgelezen is het nu mogelijk om de mailbox naam in het onderwerp te plaatsen bij afwijzing van een e-mail. Bijvoorbeeld omdat een bijlage niet wordt ondersteund, of andere reden. De ontvanger van de mail ziet direct uit welke mailbox het bericht afkomstig is.
Sommige klanten hebben pakbonnen met barcodes en moeten onder de naam van de barcode opgeslagen worden. Deze functionaliteit is vanaf deze release mogelijk.
Bij het matchen wordt de stuksprijs op de factuur gecontroleerd t.o.v. de stuksprijs van de order. Als hier een marge is toegestaan kan er een maximale afwijking gelden. Deze maximale afwijking is dan voor de gehele factuurregel. Er is een aanpassing gedaan zodat er ook op totaalprijs gematcht wordt als de stuksprijs binnen de marge matcht.
2023 release 6.2
Bij het opvoeren van een crediteur zijn nieuwe velden beschikbaar voor buitenlandse crediteuren en uitbetaling aan derden (UBD).
Sommige instellingen werken met bijvoorbeeld buitenlandse gastsprekers. Zij zijn niet btw plichtig. Omdat de Belastingdienst toch inzage wilt hebben in de inkomsten van deze personen moeten bedrijven deze registreren als persoon met de indicatie Uitbetaling Bedragen aan Derden (UBD). Over de aan derde uitbetaalde bedragen moet periodiek aangifte gedaan worden. Buitenlandse crediteuren hebben niet altijd een IBAN. Het is mogelijk om een bankrekeningnummer in te voeren en de taal toe te voegen van de crediteur.
Er is een managementinfo rapportage beschikbaar om te zien welke e-mail er met facturen in behandeling zijn. Hiermee heb je altijd inzicht in de ontvangen e-mails en welke facturen er in de e-mail zaten.
De tegels in het Management Dashboard zijn aangepast. Er kan nu per rapport gekozen worden voor:
- geen tegel voor rapport tonen
- tegel zonder teller
- tegel met aantal regels in overzicht
- tegel met getal uit geconfigureerde query
Het is hiermee mogelijk om nu wel of geen teller te tonen, maar ook een percentage.
De gebruiker krijgt bij het opstarten een melding om te wijzen op de vertrouwelijkheid van persoonlijke gezondheidsinformatie die toegankelijk is via het systeem.
De handleiding voor Interfere is opgenomen in de applicatie via het gebruikersmenu.
Door middel van een managementinfo rapportage is het mogelijk om te zien welke e-mail er met facturen in behandeling zijn. Hiermee heb je altijd inzicht in de ontvangen e-mails en welke facturen en in de e-mail zaten.
2023 release 3
Als tijdens de herkenning een ordernummer herkend wordt op de factuur en het herkende totaalbedrag matcht (de herkende bedragen matchen) met de opgetelde som van de orderregels (die van de herkende order), worden alle orderregels overgenomen als factuurregels. Hiermee wordt het verwerken van order facturen nog eenvoudiger.
Het is afhankelijk van de koppeling of deze functie ingezet kan worden. En is beschikbaar voor AFAS.
Vanaf deze release is het mogelijk om te zien welke facturen er door andere gebruikers zijn geopend. Ze zijn te herkennen aan het symbool met een klokje en een gebruikerspoppetje. Als je het document selecteert met dit symbool, dan krijg je een extra knop te zien met ‘Geopend door’. Op deze manier kun je zien door welke collega de factuur geopend is.
Het is afhankelijk van de koppeling of deze functie ingezet kan worden. Dit is nu beschikbaar voor Inconto en AFAS.
Features van voorgaande releases
FileLinx
2022-02
Het invullen van veldgegevens in FileLinx is vanaf nu nóg sneller en stabieler. Zo laden de opties van velden met uitklaplijsten sneller en kan er voortaan eenvoudig via de tabtoets door de velden gesprongen worden. Ook zijn er verscheidene issues opgelost m.b.t. het ongewenst verspringen van de cursor en geselecteerde waardes in uitklapvelden.
Een overzichtelijke gebruikersinterface helpt bij het snel en efficiënt kunnen werken met software. In FileLinx kunnen daarom vanaf nu groepen van knoppen ingesteld worden om als dropdown menu getoond te worden.
Met FileLinx kun je jouw documenten direct in de browser veilig en snel bewerken via Microsoft SharePoint Online Editors! Je hoeft bestanden niet meer te downloaden en na bewerken opnieuw te uploaden. En FileLinx zorgt ook nog eens automatisch voor de versiehistorie. Naast dat dit snel werkt, wordt de kans op datalekken, dataverlies en menselijke fouten tot een minimum beperkt. Ook kan FileLinx jouw bestanden bij het uploaden automatisch converteren naar het juiste bestandsformaat om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit.
Veilig en simpel inloggen is de basis voor elke software. In FileLinx is het vanaf nu mogelijk om met Multi-Factor Authenticatie in te loggen via Azure Active Directory. Zo hebben gebruikers geen aparte wachtwoorden of Two-Factor registraties meer nodig voor FileLinx, en kan je eigen systeembeheer de toegang tot de software beheren.
Vanaf nu kun je direct in FileLinx data vanuit lijsten samenvoegen tot een document volgens je eigen template! Zo kun je eenvoudig allerlei documenten zoals facturen, werkbonnen of paklijsten uitdraaien. Jij bepaald het formaat, FileLinx doet de rest!
2022-01
In FileLinx kun je via de dashboards direct inzicht krijgen in de zaken die voor jou belangrijk zijn. De dashboards zijn naar eigen smaak in te richten door tegels te verplaatsen en de afmetingen van elke tegel aan te passen. Deze dashboards werken inmiddels nog intuïtiever en vloeiender! Ook kunnen de tegels via een knop rechtsonder in het dashboard automatisch geordend worden voor een compacte indeling of een indeling in regels.
Rapporten en overzichten uitdraaien is nog nooit zo simpel geweest! Vanuit FileLinx kun je eenvoudig gegevens naar wens exporteren naar Excel. Hierbij kan er natuurlijk ook gebruik gemaakt worden van de geavanceerde filters in FileLinx om de lijst te verfijnen tot het gewenste resultaat.
Wij als FileLinx vinden efficiënte processen heel belangrijk. Gebruiksvriendelijke software is essentieel voor efficiënt gebruik, daarom werken wij continu aan het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van onze applicaties. Onderstaand vind je een kort overzicht van een aantal van deze verbeteringen.
- Wijzigingen in FileLinx kunnen via CTRL+S op het toetsenbord opgeslagen worden
- Acties zoals downloaden en verwijderen kunnen op meerdere files in één keer uitgevoerd worden door deze files te selecteren met CTRL+klik.
- Via Shift+klik kun je in een lijst in FileLinx in één keer alle items tussen het laatst aangeklikte item en het huidig aangeklikte item aan- of uitvinken.
- Bestandsnamen kunnen direct in FileLinx gewijzigd worden via de knop ‘Hernoemen’.
- In de pdf-viewer van FileLinx kun je op mobiel nu met twee vingers in- en uitzoomen.
2021-06
Iedereen heeft zo zijn eigen voorkeur als het aankomt op thema’s in applicaties. In FileLinx kun je gebruik maken van verschillende gebruikersthema’s zoals een helder thema, donker thema en een hoog contrast thema voor betere leesbaarheid.
Ga met je muis over het scherm om het verschil te zien.
In FileLinx moesten nieuwe items eerder altijd via het ‘Nieuw’ of ‘Toevoegen’ scherm aangemaakt worden. Het is nu mogelijk om vanuit een tegel op je dashboard of tabblad gevuld met gerelateerde items direct met één klik op de + knop rechtsboven in de tegel of het tabblad nieuwe items aan te maken van de betreffende definitie.
2021-05
We leven in een tijd waar de hoeveelheden data in applicaties enorm oplopen. Het ophalen van deze data kost natuurlijk tijd die je als gebruiker niet wilt verliezen! Om je niet lang tegen een laadanimatie aan te laten kijken, haalt FileLinx alle records van lijsten en tegels stapsgewijs op. Terwijl je door de lijst scrolt, laadt FileLinx op de achtergrond meer resultaten zonder dat je hier iets van merkt. Zo zorgt FileLinx voor een flitsende gebruikerservaring en bespaart je kostbare tijd!
Alle relevante informatie, direct op je scherm zichtbaar! In FileLinx kun je het hoofdmenu en de zijbalk inklappen om zo optimaal de ruimte van je scherm te benutten. Natuurlijk blijven alle functionaliteiten van het hoofdmenu beschikbaar wanneer het menu ingeklapt is. Zo kun je ook op kleinere beeldschermen zoals die van laptops ideaal met FileLinx aan de slag.
Ga met je muis over het scherm om het verschil te zien.
Wanneer er enorme lijsten met gegevens op een beeldscherm staan kan het lastig zijn om in één oogopslag te zien welke records er belangrijk zijn of op korte termijn aandacht nodig hebben. Daarom introduceren we het gebruik van kleuren in FileLinx! Items kunnen afhankelijk van de loop van je proces kleuren krijgen om bijvoorbeeld een status of naderende deadline aan te geven. Zo heb je snel inzichtelijk hoe de stand van zaken is en waar je aandacht vereist is.
2021-04
Vooruitgang is een continu proces en daarin gaat FileLinx zeker mee! Onder de motorkap is de applicatie grondig onder handen genomen om je te voorzien van een stabiele en snelle applicatie.
2021-03
Nooit meer openstaande taken vergeten én direct inzicht hebben in alle openstaande taken per gebruiker of gebruikersgroep? In FileLinx kunnen eenvoudig taken aangemaakt worden. Deze taken kunnen toegewezen worden aan gebruikers en ingepland worden met een optionele deadline. Direct vanuit het dashboard kun je naar het FileLinx takenscherm gaan voor een uitgebreid overzicht van de openstaande taken.
2021-02
Als je denkt aan veiligheid, denk je aan Two-Factor verificatie. Naast dat het mogelijk is om met Two-Factor verificatie in te loggen in FileLinx, is het nu ook mogelijk om individuele items en de bijbehorende bestanden in FileLinx met Two-Factor te beveiligen! Hierbij kan er per item ingesteld worden wie er toegang tot het item heeft. Zo ben je zeker van de integriteit van je gevoelige data.
2021-01
In FileLinx is het mogelijk om items die in tabbladen getoond worden direct in het tabblad aan te passen zonder het item te hoeven openen via onze inline-grid-edit! Met deze functie kun je bijvoorbeeld gegevens van factuurregels direct vanuit de factuur wijzigen zonder elke regel apart te hoeven openen, wijzigen, opslaan en sluiten, tijdwinst dus!
Interfere/DigiData/Factuur+
2022 Release 10
De herkenning van DigiData is op een hoog niveau en de meeste facturen worden erg goed herkend. Er zijn echter complexe vormen van facturen waarbij de free-form herkenning van DigiData geen afdoende herkenning biedt om de factuur eenvoudig en snel in te boeken in je financiële systeem. Voor deze complexere facturen hebben we een oplossing in de vorm van herkenning templates. Bij deze templates kan vrij exact gedefinieerd worden waar de verschillende rubrieken herkend moeten worden op een factuur.
De herkenning templates zijn door onze consultants in te regelen en aan te passen, maar het is ook mogelijk om de templates zelf vanuit de verwerkingsapplicatie aan te maken. Bij een factuur die op deze manier is herkend wordt in de statusbalk van Interfere een melding getoond dat de factuur op basis van een template herkend is. Door gebruik te maken van het management dashboard kun je monitoren wat het resultaat is van deze templates en wat het resultaat van deze procesverbetering is geweest.
In de schermen om een factuur te openen is het nu mogelijk om te zien dat een andere gebruiker de factuur aan het verwerken is. Deze documenten worden voorzien van dit symbool : 
Door de twee afzonderlijk herkende facturen uit dezelfde mail samen te voegen onthoudt het systeem dat de bijlagen van deze crediteur bij elkaar gehouden moeten worden. Je moet aan het systeem wel duidelijk maken welke van de bijlagen de factuur betreft. Dit doe je door eenvoudig deze te selecteren in het daarvoor getoonde dialoogje.
Vanuit het “Zoek een factuur” scherm kun je op basis van verschillende criteria direct de factuur vinden. Ook als deze in een andere map dan de actieve voorraadmap staat of zelfs als deze in een ander proces staat. Opmerkingen bij een factuur worden direct naast de afbeelding getoond. Hiermee kun je al voor het openen van de factuur zien of er iets bijzonders met de factuur aan de hand is.
Ben je benieuwd welke facturen er vandaag ontvangen zijn? Dit inzicht krijg je nu door te zoeken op de ontvangstdatum. Hiermee krijg je nog beter inzicht in de te ontvangen en verwerken facturen.
Zoals in elke complex systeem kunnen er in DigiData ook foutsituaties ontstaan. Om de afhankelijkheid van onze servicedesk te verminderen, is het mogelijk om de foutafhandeling automatisch te verwerken en te routeren naar een specifieke voorraadmap in Interfere. Zo is het niet nodig de servicedesk te bellen met de vraag waar de factuur is gebleven, maar zie je deze direct in deze voorraadmap staan en kun je ook zelf actie ondernemen om de factuur toch te boeken en in het vervolg dit probleem met deze crediteur te voorkomen.
Facturen komen soms terug uit de koppeling naar de backoffice met een foutmelding. Deze zijn dan altijd voorzien van een melding met de reden waarom de factuur niet verwerkt kan worden. Soms is dat omdat een specifieke regel aandacht nodig heeft. Het nummer van de regel wordt dan in de opmerking getoond. Daar waar mogelijk is zal de applicatie je automatisch naar deze regel sturen. Indien dat niet mogelijk is kan je eenvoudig de betreffende regel opzoeken doordat het nummer van de regel nu ook getoond wordt.
In het ControlCenter kun je nu zelf voorraadmappen aanmaken en verwijderen. Tevens kunnen de rechten van gebruikers op de voorraadmappen beheerd worden (indien dit van toepassing is).
2022 Release 3
Facturen worden door je crediteuren bijna altijd in de vorm van een PDF aangeleverd. Bij voorkeur ook voorzien van het bijbehorende UBL-bestand. Er zijn echter ook crediteuren die een factuur in de vorm van een Word- of Excelbestand aanleveren. Ook deze bestanden kunnen door DigiData verwerkt en herkend worden.
Als manager van de financiële afdeling wil je inzicht hebben in de factuurstroom. Hier hebben we een nieuwe optie voor gemaakt. In één oogopslag kun je zien hoeveel facturen er binnengekomen, te verwerken en verwerkt zijn. Deze getallen zijn in te richten op jouw behoefte aan informatie. Naast inzicht in de factuurstroom kun je realtime-inzicht krijgen in zaken als:
- Hoe is de herkenning van de facturen?
- Hoeveel facturen zijn er deze maand of dit jaar verwerkt?
- Welke crediteuren worden goed herkend en snel verwerkt en welke verdienen aandacht?
- Hoeveel facturen tonen foutmeldingen en komen in de uitvalbakjes?
Maak samen met ons een plan om verbeteringen in de herkenning of processen toe te passen. Verhoog hiermee de efficiëntie van de software.
Tijdens het verwerken van facturen is het voor je medewerkers van de financiële afdeling vaak handig om facturen van één crediteur achter elkaar te verwerken, of facturen met de oudste vervaldatum als eerste. Door in het “Selecteer een document” scherm een filter of sortering toe te passen, worden facturen in die volgorde en binnen het ingestelde filter verwerkt.
Download hier het overzicht van alle relevante RFC’s en meer informatie.
Aan de slag met deze nieuwe features!
Wil jij ook aan de slag gaan met deze nieuwe features in onze software? Laat dan je FileLinx omgeving door ons upgraden en de nieuwe features configureren.
De update krijg je gratis binnen het contract dat is afgesloten. Het is goed om te weten dat een specifieke configuratie en de nieuwe features geconfigureerd en getest moeten worden. Dit doen wij met een projectmatige aanpak, omdat werkzaamheden alleen door consultants uitgevoerd kunnen worden.
Plus Contract
Voor dit soort wijzigingen en upgrades hebben wij het Plus Contract. Door een aantal uur van tevoren af te nemen, kunnen wij gemakkelijker aanpassingen doorvoeren tegen gereduceerde tarieven. Al vanaf 10 uur kunnen wij een aanzienlijke korting geven op het uurtarief.
Ons doel is om je nog efficiënter te laten werken met onze software en juist dat te ontwikkelen waar klanten behoefte aan hebben.
Interesse in het Plus Contract? En/of heb je suggesties voor nieuwe features? Vul onderstaand formulier in en wij nemen contact met je op.
Voordelen
- Snel proces om aanpassingen gecontroleerd door te voeren
- Klantteam die kennis heeft van jouw omgeving
- Support voor zaken die speciaal gecustomized zijn
- Gereduceerd tarief
