Nieuwe functionaliteiten

De herkenning van DigiData is op een hoog niveau en de meeste facturen worden erg goed herkend. Er zijn echter complexe vormen van facturen waarbij de free-form herkenning van DigiData geen afdoende herkenning biedt om de factuur eenvoudig en snel in te boeken in je financiële systeem. Voor deze complexere facturen hebben we een oplossing in de vorm van herkenning templates. Bij deze templates kan vrij exact gedefinieerd worden waar de verschillende rubrieken herkend moeten worden op een factuur.

De herkenning templates zijn door onze consultants in te regelen en aan te passen, maar het is ook mogelijk om de templates zelf vanuit de verwerkingsapplicatie aan te maken. Bij een factuur die op deze manier is herkend wordt in de statusbalk van Interfere een melding getoond dat de factuur op basis van een template herkend is. Door gebruik te maken van het management dashboard kun je  monitoren wat het resultaat is van deze templates en wat het resultaat van deze procesverbetering is geweest.

In de schermen om een factuur te openen is het nu mogelijk om te zien dat een andere gebruiker de factuur aan het verwerken is. Deze documenten worden voorzien van dit symbool :

Door de twee afzonderlijk herkende facturen uit dezelfde mail samen te voegen onthoudt het systeem dat de bijlagen van deze crediteur bij elkaar gehouden moeten worden. Je moet aan het systeem wel duidelijk maken welke van de bijlagen de factuur betreft. Dit doe je door eenvoudig deze te selecteren in het daarvoor getoonde dialoogje.

Vanuit het “Zoek een factuur” scherm kun je op basis van verschillende criteria direct de factuur vinden. Ook als deze in een andere map dan de actieve voorraadmap staat of zelfs als deze in een ander proces staat. Opmerkingen bij een factuur worden direct naast de afbeelding getoond. Hiermee kun je al voor het openen van de factuur zien of er iets bijzonders met de factuur aan de hand is.

Ben je benieuwd welke facturen er vandaag ontvangen zijn? Dit inzicht krijg je nu door te zoeken op de ontvangstdatum. Hiermee krijg je nog beter inzicht in de te ontvangen en verwerken facturen.

Zoals in elke complex systeem kunnen er in DigiData ook foutsituaties ontstaan. Om de afhankelijkheid van onze servicedesk te verminderen, is het mogelijk om de foutafhandeling automatisch te verwerken en te routeren naar een specifieke voorraadmap in Interfere. Zo is het niet  nodig de servicedesk te bellen met de vraag waar de factuur is gebleven, maar zie je deze direct in deze voorraadmap staan en kun je ook zelf actie ondernemen om de factuur toch te boeken en in het vervolg dit probleem met deze crediteur te voorkomen.

Facturen komen soms terug uit de koppeling naar de backoffice met een foutmelding. Deze zijn dan altijd voorzien van een melding met de reden waarom de factuur niet verwerkt kan worden. Soms is dat omdat een specifieke regel aandacht nodig heeft. Het nummer van de regel wordt dan in de opmerking getoond. Daar waar mogelijk is zal de applicatie je  automatisch naar deze regel sturen. Indien dat niet mogelijk is kan je  eenvoudig de betreffende regel opzoeken doordat het nummer van de regel nu ook getoond wordt.

In het ControlCenter kun je nu zelf voorraadmappen aanmaken en verwijderen. Tevens kunnen de rechten van gebruikers op de voorraadmappen beheerd worden (indien dit van toepassing is).