Nieuwe functionaliteiten

Overzicht van de nieuwste functionaliteiten en verbeteringen voor FileLinx en Interfere/DigiData/Factuur+

Updates en informatie

Twee keer per jaar brengen wij een nieuwe release uit. Het is aan te raden om minimaal één keer per jaar naar de nieuwste versie over te stappen. En daarbij ook na te denken over de nieuwe features die wij ontwikkeld hebben. Dit maakt het gebruik van de software een stuk prettiger. Via het Plus Contract kun je gemakkelijk door ons de nieuwste features laten updaten. 

Heb je suggesties voor nieuwe features? Geef ze hier door.

Suggesties voor nieuwe features?

FileLinx verbeteringen

2022-02

Snelheid en stabiliteit

Het invullen van veldgegevens in FileLinx is vanaf nu nóg sneller en stabieler. Zo laden de opties van velden met uitklaplijsten sneller en kan er voortaan eenvoudig via de tabtoets door de velden gesprongen worden. Ook zijn er verscheidene issues opgelost m.b.t. het ongewenst verspringen van de cursor en geselecteerde waardes in uitklapvelden.

Herkenbaarheid en gebruikerservaring

Een overzichtelijke gebruikersinterface helpt bij het snel en efficiënt kunnen werken met software. In FileLinx kunnen daarom vanaf nu groepen van knoppen ingesteld worden om als dropdown menu getoond te worden.

Gegroepeerde knoppen workflow

Gegroepeerde knoppen workflow

Nieuwe functionaliteiten

Met FileLinx kun je jouw documenten direct in de browser veilig en snel bewerken via Microsoft SharePoint Online Editors! Je hoeft bestanden niet meer te downloaden en na bewerken opnieuw te uploaden. En FileLinx zorgt ook nog eens automatisch voor de versiehistorie. Naast dat dit snel werkt, wordt de kans op datalekken, dataverlies en menselijke fouten tot een minimum beperkt. Ook kan FileLinx jouw bestanden bij het uploaden automatisch converteren naar het juiste bestandsformaat om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit.

Sharepoint online editing

 

Veilig en simpel inloggen is de basis voor elke software. In FileLinx is het vanaf nu mogelijk om met Multi-Factor Authenticatie in te loggen via Azure Active Directory. Zo hebben gebruikers geen aparte wachtwoorden of Two-Factor registraties meer nodig voor FileLinx, en kan je eigen systeembeheer de toegang tot de software beheren.

Vanaf nu kun je direct in FileLinx data vanuit lijsten samenvoegen tot een document volgens je eigen template! Zo kun je eenvoudig allerlei documenten zoals facturen, werkbonnen of paklijsten uitdraaien. Jij bepaald het formaat, FileLinx doet de rest!

FileLinx verbeteringen

Snelheid en stabiliteit

Het invullen van veldgegevens in FileLinx is vanaf nu nóg sneller en stabieler. Zo laden de opties van velden met uitklaplijsten sneller en kan er voortaan eenvoudig via de tabtoets door de velden gesprongen worden. Ook zijn er verscheidene issues opgelost m.b.t. het ongewenst verspringen van de cursor en geselecteerde waardes in uitklapvelden.

Herkenbaarheid en gebruikerservaring

Een overzichtelijke gebruikersinterface helpt bij het snel en efficiënt kunnen werken met software. In FileLinx kunnen daarom vanaf nu groepen van knoppen ingesteld worden om als dropdown menu getoond te worden.

Nieuwe functionaliteiten

Met FileLinx kun je jouw documenten direct in de browser veilig en snel bewerken via Microsoft SharePoint Online Editors! Je hoeft bestanden niet meer te downloaden en na bewerken opnieuw te uploaden. En FileLinx zorgt ook nog eens automatisch voor de versiehistorie. Naast dat dit snel werkt, wordt de kans op datalekken, dataverlies en menselijke fouten tot een minimum beperkt. Ook kan FileLinx jouw bestanden bij het uploaden automatisch converteren naar het juiste bestandsformaat om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit.

Veilig en simpel inloggen is de basis voor elke software. In FileLinx is het vanaf nu mogelijk om met Multi-Factor Authenticatie in te loggen via Azure Active Directory. Zo hebben gebruikers geen aparte wachtwoorden of Two-Factor registraties meer nodig voor FileLinx, en kan je eigen systeembeheer de toegang tot de software beheren.

Vanaf nu kun je direct in FileLinx data vanuit lijsten samenvoegen tot een document volgens je eigen template! Zo kun je eenvoudig allerlei documenten zoals facturen, werkbonnen of paklijsten uitdraaien. Jij bepaald het formaat, FileLinx doet de rest!

Interfere/DigiData/Factuur+ verbeteringen

2022 release 10

Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten

De herkenning van DigiData is op een hoog niveau en de meeste facturen worden erg goed herkend. Er zijn echter complexe vormen van facturen waarbij de free-form herkenning van DigiData geen afdoende herkenning biedt om de factuur eenvoudig en snel in te boeken in je financiële systeem. Voor deze complexere facturen hebben we een oplossing in de vorm van herkenning templates. Bij deze templates kan vrij exact gedefinieerd worden waar de verschillende rubrieken herkend moeten worden op een factuur.

De herkenning templates zijn door onze consultants in te regelen en aan te passen, maar het is ook mogelijk om de templates zelf vanuit de verwerkingsapplicatie aan te maken. Bij een factuur die op deze manier is herkend wordt in de statusbalk van Interfere een melding getoond dat de factuur op basis van een template herkend is. Door gebruik te maken van het management dashboard kun je  monitoren wat het resultaat is van deze templates en wat het resultaat van deze procesverbetering is geweest.

In de schermen om een factuur te openen is het nu mogelijk om te zien dat een andere gebruiker de factuur aan het verwerken is. Deze documenten worden voorzien van dit symbool :

Door de twee afzonderlijk herkende facturen uit dezelfde mail samen te voegen onthoudt het systeem dat de bijlagen van deze crediteur bij elkaar gehouden moeten worden. Je moet aan het systeem wel duidelijk maken welke van de bijlagen de factuur betreft. Dit doe je door eenvoudig deze te selecteren in het daarvoor getoonde dialoogje.

       

Vanuit het “Zoek een factuur” scherm kun je op basis van verschillende criteria direct de factuur vinden. Ook als deze in een andere map dan de actieve voorraadmap staat of zelfs als deze in een ander proces staat. Opmerkingen bij een factuur worden direct naast de afbeelding getoond. Hiermee kun je al voor het openen van de factuur zien of er iets bijzonders met de factuur aan de hand is.

Ben je benieuwd welke facturen er vandaag ontvangen zijn? Dit inzicht krijg je nu door te zoeken op de ontvangstdatum. Hiermee krijg je nog beter inzicht in de te ontvangen en verwerken facturen.

 

Zoals in elke complex systeem kunnen er in DigiData ook foutsituaties ontstaan. Om de afhankelijkheid van onze servicedesk te verminderen, is het mogelijk om de foutafhandeling automatisch te verwerken en te routeren naar een specifieke voorraadmap in Interfere. Zo is het niet  nodig de servicedesk te bellen met de vraag waar de factuur is gebleven, maar zie je deze direct in deze voorraadmap staan en kun je ook zelf actie ondernemen om de factuur toch te boeken en in het vervolg dit probleem met deze crediteur te voorkomen.

Facturen komen soms terug uit de koppeling naar de backoffice met een foutmelding. Deze zijn dan altijd voorzien van een melding met de reden waarom de factuur niet verwerkt kan worden. Soms is dat omdat een specifieke regel aandacht nodig heeft. Het nummer van de regel wordt dan in de opmerking getoond. Daar waar mogelijk is zal de applicatie je  automatisch naar deze regel sturen. Indien dat niet mogelijk is kan je  eenvoudig de betreffende regel opzoeken doordat het nummer van de regel nu ook getoond wordt.

In het ControlCenter kun je nu zelf voorraadmappen aanmaken en verwijderen. Tevens kunnen de rechten van gebruikers op de voorraadmappen beheerd worden (indien dit van toepassing is).

Features van voorgaande releases

FileLinx 

2022-01

In FileLinx kun je via de dashboards direct inzicht krijgen in de zaken die voor jou belangrijk zijn. De dashboards zijn naar eigen smaak in te richten door tegels te verplaatsen en de afmetingen van elke tegel aan te passen. Deze dashboards werken inmiddels nog intuïtiever en vloeiender! Ook kunnen de tegels via een knop rechtsonder in het dashboard automatisch geordend worden voor een compacte indeling of een indeling in regels.

Menu ordenen 1Menu ordenen

Rapporten en overzichten uitdraaien is nog nooit zo simpel geweest! Vanuit FileLinx kun je eenvoudig gegevens naar wens exporteren naar Excel. Hierbij kan er natuurlijk ook gebruik gemaakt worden van de geavanceerde filters in FileLinx om de lijst te verfijnen tot het gewenste resultaat.

Wij als FileLinx vinden efficiënte processen heel belangrijk. Gebruiksvriendelijke software is essentieel voor efficiënt gebruik, daarom werken wij continu aan het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van onze applicaties. Onderstaand vind je een kort overzicht van een aantal van deze verbeteringen.

  • Wijzigingen in FileLinx kunnen via CTRL+S op het toetsenbord opgeslagen worden
  • Acties zoals downloaden en verwijderen kunnen op meerdere files in één keer uitgevoerd worden door deze files te selecteren met CTRL+klik.
  • Via Shift+klik kun je in een lijst in FileLinx in één keer alle items tussen het laatst aangeklikte item en het huidig aangeklikte item aan- of uitvinken.
  • Bestandsnamen kunnen direct in FileLinx gewijzigd worden via de knop ‘Hernoemen’.
  • In de pdf-viewer van FileLinx kun je op mobiel nu met twee vingers in- en uitzoomen.

2021-06

Iedereen heeft zo zijn eigen voorkeur als het aankomt op thema’s in applicaties. In FileLinx kun je gebruik maken van verschillende gebruikersthema’s zoals een helder thema, donker thema en een hoog contrast thema voor betere leesbaarheid.

Ga met je muis over het scherm om het verschil te zien.

 

In FileLinx moesten nieuwe items eerder altijd via het ‘Nieuw’ of ‘Toevoegen’ scherm aangemaakt worden. Het is nu mogelijk om vanuit een tegel op je dashboard of tabblad gevuld met gerelateerde items direct met één klik op de + knop rechtsboven in de tegel of het tabblad nieuwe items aan te maken van de betreffende definitie.

 

2021-05

We leven in een tijd waar de hoeveelheden data in applicaties enorm oplopen. Het ophalen van deze data kost natuurlijk tijd die je als gebruiker niet wilt verliezen! Om je niet lang tegen een laadanimatie aan te laten kijken, haalt FileLinx alle records van lijsten en tegels stapsgewijs op. Terwijl je door de lijst scrolt, laadt FileLinx op de achtergrond meer resultaten zonder dat je hier iets van merkt. Zo zorgt FileLinx voor een flitsende gebruikerservaring en bespaart je kostbare tijd!

Alle relevante informatie, direct op je scherm zichtbaar! In FileLinx kun je het hoofdmenu en de zijbalk inklappen om zo optimaal de ruimte van je scherm te benutten. Natuurlijk blijven alle functionaliteiten van het hoofdmenu beschikbaar wanneer het menu ingeklapt is. Zo kun je ook op kleinere beeldschermen zoals die van laptops ideaal met FileLinx aan de slag. 

Ga met je muis over het scherm om het verschil te zien.

Wanneer er enorme lijsten met gegevens op een beeldscherm staan kan het lastig zijn om in één oogopslag te zien welke records er belangrijk zijn of op korte termijn aandacht nodig hebben. Daarom introduceren we het gebruik van kleuren in FileLinx! Items kunnen afhankelijk van de loop van je proces kleuren krijgen om bijvoorbeeld een status of naderende deadline aan te geven. Zo heb je snel inzichtelijk hoe de stand van zaken is en waar je aandacht vereist is.

 

2021-04

Vooruitgang is een continu proces en daarin gaat FileLinx zeker mee! Onder de motorkap is de applicatie grondig onder handen genomen om je te voorzien van een stabiele en snelle applicatie.

2021-03

Nooit meer openstaande taken vergeten én direct inzicht hebben in alle openstaande taken per gebruiker of gebruikersgroep? In FileLinx kunnen eenvoudig taken aangemaakt worden. Deze taken kunnen toegewezen worden aan gebruikers en ingepland worden met een optionele deadline. Direct vanuit het dashboard kun je naar het FileLinx takenscherm gaan voor een uitgebreid overzicht van de openstaande taken.

2021-02

Als je denkt aan veiligheid, denk je aan Two-Factor verificatie. Naast dat het mogelijk is om met Two-Factor verificatie in te loggen in FileLinx, is het nu ook mogelijk om individuele items en de bijbehorende bestanden in FileLinx met Two-Factor te beveiligen! Hierbij kan er per item ingesteld worden wie er toegang tot het item heeft.  Zo ben je zeker van de integriteit van je gevoelige data.

2021-01

In FileLinx is het mogelijk om items die in tabbladen getoond worden direct in het tabblad aan te passen zonder het item te hoeven openen via onze inline-grid-edit! Met deze functie kun je bijvoorbeeld gegevens van factuurregels direct vanuit de factuur wijzigen zonder elke regel apart te hoeven openen, wijzigen, opslaan en sluiten, tijdwinst dus!

Interfere/DigiData/Factuur+

2022 Release 3

Facturen worden door je crediteuren bijna altijd in de vorm van een PDF aangeleverd. Bij voorkeur ook voorzien van het bijbehorende UBL-bestand. Er zijn echter ook crediteuren die een factuur in de vorm van een Word- of Excelbestand aanleveren. Ook deze bestanden kunnen door DigiData verwerkt en herkend worden.

Als manager van de financiële afdeling wil je inzicht hebben in de factuurstroom. Hier hebben we een nieuwe optie voor gemaakt. In één oogopslag kun je zien hoeveel facturen er binnengekomen, te verwerken en verwerkt zijn. Deze getallen zijn in te richten op jouw behoefte aan informatie. Naast inzicht in de factuurstroom kun je realtime-inzicht krijgen in zaken als:

  1. Hoe is de herkenning van de facturen?
  2. Hoeveel facturen zijn er deze maand of dit jaar verwerkt?
  3. Welke crediteuren worden goed herkend en snel verwerkt en welke verdienen aandacht?
  4. Hoeveel facturen tonen foutmeldingen en komen in de uitvalbakjes?

Maak samen met ons een plan om verbeteringen in de herkenning of processen toe te passen. Verhoog hiermee de efficiëntie van de software.

Tijdens het verwerken van facturen is het voor je medewerkers van de financiële afdeling vaak handig om facturen van één crediteur achter elkaar te verwerken, of facturen met de oudste vervaldatum als eerste. Door in het “Selecteer een document” scherm een filter of sortering toe te passen, worden facturen in die volgorde en binnen het ingestelde filter verwerkt.

Download hier het overzicht van alle relevante RFC’s en meer informatie.

Aan de slag met deze nieuwe features!

Wil jij ook aan de slag gaan met deze nieuwe features in onze software? Laat dan je FileLinx omgeving door ons upgraden en de nieuwe features configureren.

De update krijg je gratis binnen het contract dat is afgesloten. Het is goed om te weten dat een specifieke configuratie en de nieuwe features geconfigureerd en getest moeten worden. Dit doen wij met een projectmatige aanpak, omdat werkzaamheden alleen door consultants uitgevoerd kunnen worden.

Plus Contract
Voor dit soort wijzigingen en upgrades hebben wij het Plus Contract. Door een aantal uur van tevoren af te nemen, kunnen wij gemakkelijker dit soort aanpassingen doorvoeren tegen gereduceerde tarieven. Al vanaf 10 uur kunnen wij een aanzienlijke korting geven op het uurtarief.

Ons doel is om je nog efficiënter te laten werken met onze software en juist dat te ontwikkelen waar klanten behoefte aan hebben. 

Interesse in het Plus Contract? En/of heb je suggesties voor nieuwe features? Vul onderstaand formulier in en wij nemen contact met je op.

Voordelen

Pluscontract

Helpdesk

Werkdagen 9.00 – 17.00
Tel: +31 (0)88-850 3703
Klantportaal: https://klant.FileLinx365.com

Gebruik het Klantportaal voor vragen en verzoeken. Geen inlogcodes? Geef je contactpersonen door via https://www.filelinx.com/klantportaal. Dan sturen wij de gegevens aan je door.