Alle facturen handmatig verwerken? Voor (middel)grote organisaties is dat onbegonnen werk. Zij kiezen daarom voor software die het proces zo veel mogelijk automatiseert. Maar verkeerd aangeleverde facturen blijven kopzorgen opleveren…
Binnen sommige organisaties worden er wel 600 facturen op één dag verwerkt. Vanwege het volume kan dit werk alleen tot een goed einde worden gebracht door een geautomatiseerd proces, waarin facturen zoveel mogelijk automatisch worden herkend en ingelezen. Maar de software kan nog zó goed zijn, fout aangeleverde facturen laten ook dit soepele proces stokken. Dan moeten de medewerkers op de financiële administratie tijdrovende belletjes plegen of mailtjes tikken en blijven ze zitten met een stapel facturen die niet kan worden geboekt.
Over het algemeen zijn er drie soorten facturen die extra werk opleveren:
1. De onverwachte factuur
Dit is een factuur die niet overeenkomt met een order die in het ERP is ingelegd. Binnen sommige organisaties hebben ze een makkelijk antwoord op zo’n factuur: afgekeurd! Veelal is het inkoopproces echter minder strak geregeld en dan is het de financiële administratie die met het extra uitzoekwerk achterblijft…
2. De afwijkende factuur
De beschrijving van de factuur komt overeen met een order in het ERP, maar het bedrag – denk aan onverwachte vrachtkosten – of de hoeveelheid wijkt af.
3. De frauduleuze factuur
Bijna alle ondernemers zien ze wel voorbijkomen: nepfacturen uitgeschreven door oplichters. Dat jouw factuurverwerkingssoftware deze tegenhoudt is natuurlijk alleen maar goed nieuws. Vaak slaat het systeem aan op een verkeerd rekeningnummer en is dan al snel duidelijk dat de factuur niet klopt. Wanneer er toch nog twijfel blijft bestaan, moet echter nog navraag worden gedaan.
De ideale situatie: afspraken aan de voorkant
Hoe ga je dan effectief om met facturen die het boekingsproces laten stokken? We stipten het al even aan onder het kopje ‘De onverwachte factuur’: in de ideale situatie worden vooraf afspraken gemaakt over welke functiegroepen of personen welke producten of diensten mogen bestellen. Zo’n Purchase-to-Pay (P2P) proces ziet er in grote lijnen als volgt uit:
De inkoopexperts sluiten goede contracten af met vertrouwde leveranciers.
- Vanuit de business wordt een aanvraag gedaan voor een product of dienst, waarbij zoveel mogelijk van bestaande contracten gebruik wordt gemaakt.
- Na goedkeuring van de aanvraag door de budgetverantwoordelijke wordt de aanvraag aangemaakt en verstuurd.
- De leverancier bevestigt de bestelling.
- Het product of de dienst wordt geleverd.
- Als dit naar tevredenheid is gebeurd, geeft de verantwoordelijke een ontvangstbevestiging of prestatieverklaring af.
- Komt de factuur overeen met de bestelling én de ontvangstbevestiging/prestatieklaring? Dan kan worden overgegaan tot betaalbaarstelling.
Wanneer jouworganisatie deze stappen bij elke aanvraag volgt, hoef je bij ontvangst van de factuur alleen nog maar te sturen op afwijkingen van de bestelling, het contract of andere verplichtingen. Zo bespaar je niet alleen op administratieve kosten, ook haal je meer waarde uit contracten. Bovendien druk je maverick buying – medewerkers die buiten de bestaande contracten kosten maken – de kop in.
Het alternatief: maak een extra workflow aan
Zo’n soort gestroomlijnd inkoopproces moet gedragen worden door de hele organisatie, anders heeft het geen kans van slagen. Wanneer een organisatie niet bereid is deze aanpak door te voeren (of wanneer collega’s zich er niet aan houden), is de financiële administratie gedwongen de uitdagingen zelf ter hand te nemen. Gelukkig kan de technologie een handje helpen. FileLinx Factuur+ robotiseert het proces al zo veel mogelijk; ook voor probleemfacturen hebben we een oplossing.
Wij maken dan een extra workflow aan waarmee de financieel medewerker facturen kan terugsturen naar de juiste kostenplaats, compleet met een invoerveld waarin wordt gevraagd om een en ander uit te zoeken. Op die manier kan de financieel medewerker snel verder met de werkvoorraad. Het antwoord van de oorspronkelijke besteller kan hij of zij ook geven via de workflow in Factuur+, zodat alle informatie bij elkaar staat. Wel zo makkelijk als een leverancier belt met de vraag waar het geld blijft.
Het voordeel van deze aanpak is niet alleen dat het vele malen efficiënter is, maar ook dat het collega’s opvoedt zich aan de afspraken te houden.
Ons eigen FileLinx Inkoop+ automatiseert het inkoopproces van aanvraag tot betaling. Het inkoopproces ligt van begin tot eind vast, en dat geeft grip en overzicht. Je hebt altijd zicht op de ontvangsten, de bestellingen en de uitgaven. Zo voorkom je achteraf discussies over bijvoorbeeld de keuze van leverancier of de hoogte van het bedrag. Maar ook ordermatching, contractmanagement, budgetbewaking en leveranciersbeoordeling behoren tot de standaard uitrusting.
Wil je meer weten over het stroomlijnen van factuurverwerking?
Lees hier: ‘Factuurverwerking zonder zorgen’
