Wij zien ons nog zitten met AFAS… samen bij het eerste ziekenhuis dat wij aan gingen sluiten op het nieuwe ERP-systeem van AFAS. Wij moesten er toen voor gaan zorgen dat de inkoopfacturen zoveel mogelijk geautomatiseerd verwerkt konden worden in AFAS. Nu 6 jaar en ruim 20 ziekenhuizen verder zien we dat er nog iedere dag nieuwe ideeën ontstaan om het verwerken van facturen te optimaliseren met als doelstelling voor de klanten:
- Facturen op tijd kunnen betalen
- Zo min mogelijk menselijk handelen
- Inzicht in de factuurstroom
- Volledige integratie met AFAS
Het verwerken van inkoopfacturen is een specialisme, zeker als het om ziekenhuizen gaat. Je hebt te maken met het verwerken van grote hoeveelheden facturen. Denk aan 20.000 tot 200.000 facturen per jaar!
Als een ziekenhuis overstapt naar AFAS en er nagedacht wordt over het verwerken van de inkoopfacturen, dan komt FileLinx in beeld. In een ziekenhuis worden door verschillende afdelingen en medewerkers bestellingen gedaan bij leveranciers. Dit kunnen verplichtingen zijn die vooraf al zijn vastgelegd in AFAS. Zoals ingevoerde inkooporders of contracten en abonnementen die zijn aangegaan met leveranciers. Daarnaast worden er ook adhoc verplichtingen aangegaan waarvan niets is vastgelegd in AFAS, wij noemen dit ook wel kostenfacturen.
Waarom is de best practice voor CURE-markt van AFAS en FileLinx zo'n succes?
AFAS heeft een best practice ontwikkeld voor de CURE-markt en FileLinx sluit daar naadloos op aan. Wij ontwikkelen mee naar mate we meer klanten aansluiten. Dit is een continu proces. In deze blog brengen wij een aantal redenen van ons succes in de CURE-markt onder de aandacht.
1. De belangrijkste crediteuren eerst
Om bovenstaande 4 doelstellingen te kunnen bereiken is het belangrijk om van tevoren met elkaar na te denken over de grootste stroom facturen en deze goed te inventariseren. Van de belangrijkste 50 leveranciers analyseren wij vooraf de facturen. Zo kijken wij ook of we van deze leveranciers al een template hebben gemaakt. Een template is een vast raamwerk met vaste elementen die op een nieuwe, unieke wijze ingevuld kunnen worden. Dat scheelt enorm veel tijd. Voor de CURE-markt hebben wij ruim 100 templates die wij standaard meeleveren bij de installatie. Zijn er leveranciers die veel voorkomen en hebben wij geen template? Geen probleem, dan maken wij een template.
2. Wij helpen bij het aanvragen van een UBL-formulier
Een UBL-factuur is een factuur in een standaard digitale ‘taal’, ook wel bekend als een e-factuur. Als wij de factuur volledig digitaal in kunnen lezen zorgt dat ervoor dat we geen interpretaties hoeven te doen op de artikelnummers, aantallen en prijzen en kunnen wij ons volledig concentreren op het automatisch verwerken van deze facturen. Een UBL-factuur kan uitkomst bieden om facturen nog beter te verwerken. Wij ondersteunen in het aanvragen van UBL-facturen bij de betreffende leveranciers.
3. Wij hebben alle informatie om een factuur te matchen
Als het gaat om orderfacturen, dan hebben wij alle informatie realtime beschikbaar om de factuur automatisch te kunnen verwerken. Dat komt door de koppeling met AFAS en de 3-way matching. Wij noemen dit ook wel touchless factuurverwerking. Kan dit niet, dan bieden wij de gebruiker de mogelijkheid aan om in dit proces in te grijpen, gegevens aan te vullen of te corrigeren tot de regel compleet is. De happy flow betekent dat de factuur volledig automatisch verwerkt kan worden, maar ook als zaken niet compleet of niet juist zijn behalen wij enorme resultaten in de vermindering van de werkdruk.
4. Ook automatiseren bij onverwachte facturen
Een kostenfactuur is een factuur die je niet van tevoren hebt vastgelegd in AFAS. Door de koppeling met AFAS en het toevoegen van allerlei handige boekingsprofielen, kunnen wij ook deze facturen voor een groot deel automatisch verwerken. Zo kunnen wij afleidingen als kostenplaats en grootboekrekening al automatisch invullen. Maar zelfs op steekwoorden kunnen we boekingsprofielen toevoegen. Denk aan het herkennen van kentekenplaten van auto’s bijvoorbeeld en daaruit afleiden wat de boeking moet zijn.
Kortom, met de best practice van AFAS en FileLinx begin je al met een voorsprong in het automatisch verwerken van inkoopfacturen. We doorlopen samen de volgende stappen naar een verlaging van de werkdruk en het automatiseren van dit proces:
Met het doorlopen van deze stappen en het gezamenlijk optrekken met de klanten, stellen wij jaarlijks nieuwe doelen om het verwerken van de inkoopfacturen verder te optimaliseren. Dit kan zijn door nieuwe functionaliteiten in de nieuwe release, maar ook het optimaliseren van de configuratie en het verbeteren van de aanvoer van de
facturen speelt hierbij een belangrijke rol.
Maak kennis met Factuur+
Wij willen je voorstellen aan Factuur+. Deze oplossing van FileLinx zorgt voor de gedigitaliseerde verwerking van inkoopfacturen. Daarnaast stroomlijnt deze software het inlezen, herkennen, indexeren, controleren, fiatteren, archiveren en verwerken van facturen in het financiële systeem.
Gedurende de afhandeling wordt een compleet digitaal dossier opgebouwd, van waaruit een inkoopfactuur op basis van tal van zoekcriteria is terug te vinden. Zoek je bijvoorbeeld een factuur, maar weet je alleen welk product het was? Onze interne zoekmachine vindt alles voor je en maakt het factuurverwerkingsproces binnen elk ziekenhuis tot een simpel en efficiënt proces. Voor de afdeling Inkoop en Financiën is administratie met Factuur+ een zorg minder.
Wil je meer weten over het stroomlijnen van factuurverwerking?
Lees hier: ‘Een zorg minder voor ziekenhuizen’
