Zorgorganisaties die woningen of appartementen beheren, kennen vaak problemen met het beheer van hun wachtlijsten. Wachtlijsten worden bijgehouden in Excel-sheets, verzoeken om te worden opgenomen in de wachtlijst komen telefonisch of per e-mail binnen en worden soms niet adequaat opgevolgd vanwege drukte. Medewerkers zijn op vakantie en de Excel-sheet is “onvindbaar”. Het gevolg is dat er contact wordt opgenomen met potentiële huurders die al lang geen interesse meer hebben of erger nog, zijn overleden. Wachtlijstbeheer is in deze situatie zeer belangrijk.
De oplossing is eenvoudig
Denk van tevoren na over de informatie die je van potentiële huurders wilt weten. Houd daarbij rekening met de AVG-wetgeving en de bewaartermijn ervan. Vraag naar hun naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, contactpersoon/mantelzorger, telefoonnummer van de contactpersoon/mantelzorger en het e-mailadres van de contactpersoon/mantelzorger. Als het relevant is voor de zorgorganisatie, kun je ook vragen naar zorgbehoeften of inkomstenbronnen. Belangrijk is dat toekomstige huurders kunnen aangeven of ze urgentie hebben en voor welke woning of appartement ze in aanmerking willen komen.
Maak een online formulier met bovenstaande gegevens en plaats deze op je eigen website. De verzamelde gegevens worden automatisch naar een online omgeving gestuurd. Zo heb je van iedereen die zich inschrijft alle informatie op één plek, toegankelijk voor elke medewerker met de juiste toegangsrechten. Om ervoor te zorgen dat de gegevens up-to-date blijven en dat er nog steeds interesse is om op de wachtlijst te blijven staan, kun je automatisch elke 3 maanden een e-mail sturen. Op deze manier blijft de zorgorganisatie up-to-date en ligt de verantwoordelijkheid niet bij de organisatie. Je kunt de positie op de wachtlijst van tevoren bepalen op basis van inschrijfdatum, zorgbehoefte of andere criteria. Zo hoef je er geen tijd meer aan te besteden en dat is wel zo prettig.
De voordelen van wachtlijstbeheer met FileLinx
- Altijd up-to-date informatie van potentiële huurders.
- De positie op de wachtlijst klopt altijd.
- De wachtlijst is toegankelijk voor elke medewerker met de juiste rechten.
- Door te werken met een digitale wachtlijst binnen een Document Management Systeem (DMS) kun je ook het hele proces van wachtlijst tot bewoner digitaliseren.
Dit voorbeeld gaat over een wachtlijst voor huurappartementen, maar er zijn nog talloze andere toepassingen te bedenken. Zoals het melden en afhandelen van schade of het bijhouden van uitgeleende spullen die nu nog in Excel-lijstjes worden ingevuld en vergeten worden. Met een minimale investering behoud je maximale controle over je proces, hoe groot of klein het ook is. De meeste oplossingen zijn teveel en niet alleen gericht op dit probleem. Met FileLinx DMS heb je een adequate oplossing die het probleem direct oplost en daarmee direct werk uit handen neemt.
