In een zorginstelling werken gaat gepaard met een hoop administratie. Dit is voor veel medewerkers soms te veel om bij te houden. Hierdoor worden er sneller fouten gemaakt, waardoor de factuurverwerking niet efficiënt genoeg verloopt. Dit moet beter en daar helpt FileLinx zorginstellingen graag een handje bij.
Zorgprofessionals hebben door de drukte in de zorg vaak te veel taken tegelijk om met volle aandacht de administratie bij te houden. Met name in zorginstellingen zien we dat verplegers bestellingen – gedaan via vrije aanvraag – niet altijd binnen melden. Dat betekent dat in bedrijfssystemen als AFAS niets wordt geregistreerd over de ontvangst, de hoeveelheid én de prijs. Hierdoor wordt het controleren van facturen onmogelijk.
Factuurverwerking zorginstellingen: zo optimaliseer je het proces
Dat is slechts één van de vele scenario’s rondom factuurverwerking die je uit de praktijk zult kennen. Herken je ook de volgende uitdagingen?
· In verzorgingshuizen heeft elke bewoner zijn abonnement op internet en televisie. De leverancier stuurt een factuur, gespecificeerd per bewoner, van soms wel tientallen kantjes. Wanneer deze leverancier niet de Universal Business Language (UBL) volgt, kan het verwerken zomaar een dag in beslag nemen.
· Leveranciers factureren een hoger bedrag dan aanvankelijk was afgesproken, al dan niet in de vorm van onverwachte extra posten. Deze en andere afwijkingen kunnen zorgen voor veel uitzoekwerk en heen-en-weer gebel.
· Een medewerker van de crediteurenadministratie kan niet verder met het verwerken van een factuur, omdat er van de 40 regels een tweetal is dat niet kan worden verwerkt. Het proces stokt.
Door alle bovenstaande factoren worden rekeningen niet op tijd betaald. Dat resulteert in telefoontjes van leveranciers, wat de werkdruk in de zorg nóg verder opvoert.
Geautomatiseerde factuurverwerking: 4 aandachtspunten
Het is glashelder: de verwerking van inkoopfacturen moet slimmer en efficiënter. En dat is simpeler dan je wellicht denkt. Digitalisering en automatisering maken het mogelijk. Daarmee wordt de factuur binnen een bepaalde tijd verwerkt en de voortgang bewaakt. Bovendien voorkom je zo fouten en dubbel uitgevoerde handelingen. Maar hoe pak je dat precies aan en welke software is de beste?
De keuze van de juiste oplossing is belangrijk, maar de voorbereiding is het halve werk. Je bereidt jouw organisatie voor op een nieuw softwarematig proces door het opvolgen van deze tips:
- Check de koppeling met AFAS
Alleen wanneer de factuurverwerkingsoplossing goed koppelt met AFAS (of een ander ERP-pakket) zal het hele traject doorgang kunnen vinden. Voordat je een verplichting aangaat, moet je zeker controleren of dit het geval is. Een goede leverancier denkt uiteraard mee over dit soort potentiële struikelblokken. - Creëer bewustzijn
Goed communiceren is cruciaal binnen elk project. Zo creëer je draagvlak, wat een voorwaarde is voor elke succesvolle implementatie. Dus leg de verplegers uit waarom het optimaliseren van het factuurproces belangrijk is (en uiteindelijk ook hun werk makkelijker maakt). - Stimuleer samenwerking
Als je het optimale uit een factuuroplossing wilt halen, koppel je deze aan het inkoopsysteem. Maar niet alleen de systemen moeten samenwerken, ook de afdelingen administratie en inkoop moeten hun processen op elkaar afstemmen. - Maak het niet te ingewikkeld
Het is niet handig als een hele serie mensen hun goedkeuring voor een uitgave moet geven. Maak simpele afspraken waarbij het altijd duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Bijvoorbeeld: wie mag een bestelling doen, wie mag een betaling goedkeuren enzovoort.
Pas nadat je deze stappen hebt doorlopen, is het tijd om de juiste software te implementeren, maar welke oplossing is nou de beste?
Maak kennis met Factuur+
Wij willen je voorstellen aan Factuur+. Deze oplossing van FileLinx zorgt voor de gedigitaliseerde verwerking van inkoopfacturen. Daarnaast stroomlijnt deze software het inlezen, herkennen, indexeren, controleren, fiatteren, archiveren en verwerken van facturen in het financiële systeem.
Gedurende de afhandeling wordt een compleet digitaal dossier opgebouwd, van waaruit een inkoopfactuur op basis van tal van zoekcriteria is terug te vinden. Zoek je bijvoorbeeld een factuur, maar weet je alleen welk product het was? Onze interne zoekmachine vindt alles voor je en maakt het factuurverwerkingsproces binnen elke zorginstelling tot een simpel en efficiënt proces. Voor zorgprofessionals is administratie met Factuur+ geen blok meer aan het been!
Wil je meer weten over het stroomlijnen van factuurverwerking?
Lees hier: ‘Factuurverwerking zonder zorgen’
