Succesvolle organisaties hebben grip op hun uitgaven. Want de inkomsten die met pijn en moeite worden binnengehaald, mogen door budgetoverschrijdingen niet verdampen. Dat geldt des te meer voor de maakindustrie. We beschrijven 3 redenen waarom inkoop daar een glansrol speelt. En: wist je dat je contract- en leveranciersmanagement gedeeltelijk kunt automatiseren?
Niet in elke sector is inkoop een even belangrijk thema, maar in de (maak)industrie is dat wel het geval. De inkoopquote, ook wel inkoopaandeel genoemd, wordt wel gebruikt als hulpmiddel om het belang van inkoop binnen een branche aan te geven. De inkoopquote is het bedrag aan inkoopuitgaven binnen een onderneming, uitgedrukt als percentage van de omzet.
Sommige branches hebben een relatief laag inkoopaandeel; bij de overheid en zakelijke dienstverleners schommelt de quote tussen de 30 en 40 procent. In de industrie zien we juist een hoog getal: tussen de 60 en 90%.
3 redenen waarom inkoop belangrijk is
Deze hoge inkoopquote is een goede graadmeter voor het belang van inkoop binnen de industrie. Maar waarom is dat eigenlijk zo? De crux is dat het primaire proces in de (maak)industrie niet mogelijk is wanneer de nodige grondstoffen of halffabricaten niet worden geleverd. Wat betekent dat gegeven voor de dagelijkse praktijk van de inkopers?
- De kwaliteit van de eindproducten is direct afhankelijk van de grondstoffen of halffabricaten die worden ingekocht. De selectie van de juiste leverancier(s) is dus van kardinaal belang. Daarnaast moet worden gemonitord dat deze partijen kwaliteit blijven leveren.
- Leveringszekerheid is ook cruciaal. Wanneer de grondstoffen of halffabricaten niet op tijd binnenkomen, is dat een groot probleem.
- Wanneer een bedrijf te grote voorraden grondstoffen inkoopt, gaat dat ten koste van waardevolle opslagruimte. Bovendien heeft het naar voren halen van de betalingsverplichtingen een negatief effect op de liquiditeit van de onderneming. Maar wanneer het bedrijf té snel door de voorraden heen is, levert dat weer andere problemen op…
Het belang van contract- en leveranciersmanagement
Wat is er nodig om deze 3 uitdagingen het hoofd te bieden?
- Bij het selecteren van de juiste leverancier speelt de afdeling inkoop een belangrijke rol. Doel is niet alleen een goed contract uit te onderhandelen, maar de leverancier ook aan zijn afspraken te houden, met andere woorden leveranciersmanagement.
- Leveringszekerheid gaat verder dan alleen een goed contract ondertekenen met een betrouwbare partner. Want stel dat bepaalde grondstoffen opeens schaars worden of als een leverancier failliet gaat? Het is de rol van inkoop om enerzijds risico’s te kunnen inschatten door de juiste marktkennis te hebben en anderzijds risico’s te spreiden door niet afhankelijk te zijn van één leverancier.
- Om noch te grote noch te kleine voorraden te hebben is een goed voorraadbeheer cruciaal. Het gaat erom dat er altijd zicht is op de actuele voorraad, en dat die op een betrouwbare manier wordt bijgehouden.
Kort samengevat zijn contract- en leveranciersmanagement en voorraadbeheer belangrijke pijlers voor de inkoopfunctie binnen de industrie. Hoe groter de organisatie is en hoe diverser de leveranciers, grondstoffen en halffabricaten, hoe ingewikkelder deze klus. Hiervoor zijn niet alleen kundige inkoopexperts nodig, zonder de hulp van de juiste software wordt hun klus moeilijk te behappen…
Contractmanagement
In Inkoop+ houd je bij met welke leverancier een contract is afgesloten voor het inkopen van een product. Je beheert deze contracten gedurende de hele levenscyclus: vanaf de draftversie van een contract tot en met verlenging of opzegging ervan.
Alle bijlagen worden centraal op één plek beheerd en alle contracten worden automatisch in het digitale archief opgeslagen.
Leveranciersmanagement
Binnen Inkoop+ houd je ook bij hoe tevreden je over een leverancier bent. Je bouwt als het ware een dossier op per aanbieder, waarin je vastlegt wat je van de samenwerking in de praktijk vindt.
Is hij bijvoorbeeld betrouwbaar, is de prijs goed, hoe zit het met de benaderbaarheid, is de levering tijdig? Op basis van de uitkomst op deze of soortgelijke vragen – de precieze invoervelden passen we graag voor je aan – kun je een leverancier bij het inkopen verplichten of tot voorkeursleverancier maken.
Contractmatching
Als je dat wilt kun je de inkoopcontracten in FileLinx Inkoop+ gebruiken voor het automatisch matchen en verwerken van contractfacturen. FileLinx genereert automatisch een aantal contracttermijnen die overeenkomen met het aantal verwachte facturen.
Voorraadcheck
FileLinx Inkoop+ ondersteunt je om zicht op de voorraden te houden. Door de module te koppelen met de backoffice is een voorraadcheck altijd eenvoudig.
De oplossing: een slimme inkooptool
Een slimme tool als FileLinx Inkoop+ brengt uitkomst. In deze slimme tool ligt het inkoopproces van begin tot eind vast, en dat geeft grip en overzicht. Je hebt altijd zicht op de ontvangsten, de bestellingen en de uitgaven. Een groot deel van het proces verloopt volautomatisch. Wat is er allemaal mogelijk met deze oplossing?
Download ons e-book
Er is nog veel meer te vertellen over inkoop en de manier waarop wij dit proces automatiseren. In ons gloednieuwe e-book ‘Meer grip op je inkoop – zo easy kan het zijn’ vertellen we je alle ins en outs.
