Orderbevestigingen
Verwerk automatisch de orderbevestigingen en optimaliseer het inkoopproces als add-on op je ERP-systeem.
Waarom Orderbevestigingen?
Als je binnen je bedrijf verantwoordelijk bent voor het beheer van bestellingen, dan ben je ongetwijfeld bekend met het ontvangen van orderbevestigingen die je vervolgens moet vergelijken met de inkooporders. Dit proces kan tijdrovend zijn, omdat je handmatig afwijkingen moet opsporen, zoals prijsverschillen, onverwachte extra kosten, leveringsdata en aantallen. In deze situatie is het ontdekken van een afwijking op de crediteurenadministratie slechts het begin; het corrigeren ervan in je ERP-systeem kan een complexe en tijdrovende taak zijn. Met een goed geautomatiseerd systeem profiteer je al snel van de voordelen. Het inkoopproces wordt efficiënter en effectiever.
Als specialist in touchless Factuurverwerking en Inkoop staan wij in de voorhoede van de automatisering om jouw inkoopproces naadloos te stroomlijnen door het automatiseren van de orderbevestigingen.
De voordelen van Orderbevestigingen
- Ontdek afwijkingen tussen orderbevestigingen en inkooporders voordat de factuur er is.
- Betere samenwerking tussen inkoopafdeling en crediteurenadministratie.
- Op tijd actie nemen bij een afwijking en bewaak deze in het systeem.
- Compleet inkoopdossier met facturen, pakbonnen en communicatie.
- Realtime inzicht in het proces.
- Kosten besparen tot wel 1FTE.
Hoe werkt de module Orderbevestigingen?
De orderbevestigingen worden automatisch opgehaald door onze software uit de speciale mailbox of scanner. Zelfs als er geen bijlage is, wordt de informatie in de e-mail omgezet in een PDF.
FileLinx integreert naadloos met jouw ERP-systeem en slaat de orderbevestigingen op bij de bijbehorende inkooporder. Ook haalt FileLinx de stamgegevens automatisch op uit het ERP-systeem en schrijft eventuele afwijkingen terug naar het ERP-systeem.
Met onze matching module controleert FileLinx artikelnummers, aantallen, prijzen en leverdatums op regelniveau, waardoor je direct inzicht krijgt in eventuele afwijkingen. Door dit automatische proces vermijd je handmatig werk.
Zijn er afwijkingen? Dan worden deze automatisch gedetecteerd en start FileLinx workflows en taken, waardoor de juiste afdeling of persoon wordt geïnformeerd voor snelle correctie. Zelfs bij vrije aanvragen voegen we orderbevestigingen toe aan het inkoopdossier, zodat alles overzichtelijk en toegankelijk blijft voor een compleet inkoopdossier.
Als de factuur eenmaal binnenkomt zal het aantal touchless verwerkte facturen toenemen en de werkzaamheden op de crediteurenadministratie afnemen. Eventuele afwijkingen zijn immers al goed verwerkt bij de komst van de orderbevestiging.
Waarom FileLinx?
Wij zijn inmiddels bewezen experts in het verminderen van administratieve lasten en het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Onze geautomatiseerde oplossingen hebben klanten al veel werk bespaard. De besparing met Orderbevestigingen kan oplopen tot 1 FTE per jaar. We laten graag zien hoe deze module werkt en wat het jouw organisatie kan opleveren tijdens een demo.
Integreer met
FileLinx is te koppelen aan veel ERP-applicaties. De koppeling met het ERP-systeem zorgt ervoor dat je geen dubbel werk hebt en de gebruikers tevreden blijven. Wij koppelen onder andere met onderstaande systemen. Op de pagina koppelingen staan alle koppelingspartners.
Download gratis e-book
Orderbevestigingen spelen een cruciale rol in het inkoopproces, vooral in sectoren zoals de gezondheidszorg. Een gestroomlijnde inkoopcyclus begint bij de eerste stap.
In dit e-book nemen wij je mee in het proces en de voordelen voor het automatiseren van de orderbevestigingen.
Bouw verder aan je proces
Het voordeel van de orderbevestigingsmodule is dat je feitelijk een standaardoplossing krijgt, die je in een handomdraai kunt aanpassen aan de processen die jouw organisatie uniek maken. Doordat onze applicatie modulair is gebouwd, kun je klein beginnen en in fases jouw proces verder optimaliseren.
Inkoop+
Koppel de orderbevestigingsmodule aan Inkoop+ en automatiseer het inkoopproces van aanvraag tot betaling. Zo heb je altijd zicht op de ontvangsten, de bestellingen en de uitgaven.
Referenties
- Omoda -
Ingewikkelde processen worden makkelijk
Hoe ambitieus je wensen op het gebied van Inkoop, Facturatie of CRM ook zijn, onze superslimme experts gaan graag de uitdaging voor je aan! Het resultaat: een oplossing die een ingewikkeld proces stroomlijnt én makkelijk in het gebruik is.
