Vanaf verslagjaar 2021 zijn het gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen die een rechtmatigheidsverantwoording moeten opnemen in de jaarrekening. Dat is een complexe taak die resulteert in veel extra uitdagingen. Hoe voorkom je dat het college valt over de rechtmatigheidsverantwoording?
Het was een enerverende woensdagavond voor wethouders Antoon Peppelman en Louis Koopman van de gemeente Haaksbergen. Tijdens een verhitte gemeenteraadsvergadering overleefden ze een motie van wantrouwen. Wat was er aan de hand?
De jaarrekening van de gemeente was zojuist bekendgemaakt. Haaksbergen bevond zich al in financieel zwaar weer en was onder verscherpt toezicht gesteld door de provincie Overijssel. Nu bleek uit de accountantscontrole van de jaarrekening dat er voor ongeveer een miljoen euro aan onzekerheden waren wat betreft de rechtmatigheid van aanbestedingen.
Er was echter geen sprake van ongecontroleerd geld verstrekken, benadrukte Peppelman tegenover de raad. Wel gaf de wethouder toe dat er essentiële documenten in dossiers ontbraken. Uiteindelijk werd de motie verworpen met acht stemmen voor en negen stemmen tegen. De jaarrekening werd met een nipte meerderheid aangenomen, maar het was een avond die geen enkele wethouder wil meemaken…
Wat verandert er door de Financiële verhoudingswet?
Was rechtmatigheid al een van de ingewikkelder thema’s voor overheidsorganisaties, door de gewijzigde Financiële verhoudingswet is het topic nog meer op de voorgrond getreden. Vanaf verslagjaar 2021 zijn het namelijk gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen die een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Tot voor kort was het de accountant die de rechtmatigheid beoordeelde en er verslag over uitbracht, terwijl het nu de organisatie zelf is die autonoom vaststelt of wordt voldaan aan het normenkader waarin relevante wet- en regelgeving is opgenomen.
Colleges van Burgemeester & Wethouders, Colleges van Gedeputeerde Staten en Dagelijkse Besturen van gemeenschappelijke regelingen krijgen er dus een fikse uitdaging bij. Zoals we in de bovenstaande casus zagen, kunnen discussies over rechtmatigheid politieke gremia als B&W flink in de problemen brengen.
Er zijn er ook andere redenen om fouten in een aanbesteding te allen tijde te voorkomen. We schreven het al in een ander artikel: je wilt bijvoorbeeld niet dat een conflict over een gunning leidt tot een rechtszaak. In het slechtste geval dwingt de rechter je de gunning ongedaan te maken. Het gevolg: je hebt kostbare tijd verspild én je mag niet in zee gaan met jouw voorkeursleverancier.
Een gestroomlijnd inkoopproces: hierop moet je letten
Met andere woorden, de vraag is hoe je als gemeente meer grip krijgt op de rechtmatigheidseisen en de budgetten. Wij geloven erin dat gestroomlijnde processen veel knelpunten wegnemen. In dit geval gaat het erom het inkoopproces te optimaliseren.
FileLinx Inkoop+ is met dit doel ontwikkeld. In deze slimme tool ligt het inkoopproces van begin tot eind vast, en dat geeft grip en overzicht. Je hebt altijd zicht op de ontvangsten, de bestellingen en de uitgaven. Zo voorkom je achteraf discussies over bijvoorbeeld de keuze van leverancier of de hoogte van het bedrag. Maar ook ordermatching, contractmanagement, budgetbewaking en leveranciersbeoordeling behoren tot de standaard uitrusting.
Laten we eens nader inzoomen op de stappen in het inkoopproces die voor gemeenten relevant zijn. En welke rol kan Inkoop+ bij het inrichten hiervan spelen?
- Selectie en gunning: In Inkoop+ kunnen de relevante regels rondom selectie- en gunningstrajecten worden geprogrammeerd en vastgelegd, zodat je er zeker van bent dat aan alle aanbestedingseisen is voldaan. Je voorkeursleveranciers met een goede beoordeling kun je ook bijhouden in het systeem.
- Contractbeheer: In Inkoop+ houd je alle relevante zaken van een contract bij. Je bent nooit meer een contract kwijt en loopt niet meer tegen stilzwijgende verlengingen aan, want het systeem geeft aan wanneer er actie ondernomen moet worden.
- Budgetbewaking: Inkoop+ bewaakt niet alleen automatisch de budgetten, maar ook de verplichtingen. Tijdens het gehele proces wordt zowel het budget als de verplichting automatisch bijgewerkt. In kleuren en via alerts krijg je inzicht in welke budgetten aandacht nodig hebben.
- Prestatieverklaring: Je waarborgt dat de prestatie is geleverd door het toevoegen van een ontvangstbevestiging, pakbon, e-mail, foto, filmpje etc. aan de budgetkaart. Zo zie je in één oogopslag dat aan de rechtmatigheidseisen is voldaan, van de aanvraag tot de geleverde prestatie. Niet verschillende systemen en dossiers, maar één systeem en een koppeling naar je financiële systeem maakt dit mogelijk.
Er is nog veel meer over dit proces te vertellen, meer dan de ruimte van deze blog toestaat. Benieuwd hoe je als gemeenten meer grip krijgt op rechtmatigheid en budgetten? In onze gloednieuwe whitepaper geven we praktische tips.
Download hier: ‘Worstel je met budgetten en rechtmatigheid?
Zo easy kan het zijn!’
