Release highlights 2022
Overzicht van de nieuwste functionaliteiten en verbeteringen voor FileLinx en Interfere/DigiData/Factuur+ in 2022
FileLinx verbeteringen 2022
2022-02
Het invullen van veldgegevens in FileLinx is vanaf nu nóg sneller en stabieler. Zo laden de opties van velden met uitklaplijsten sneller en kan er voortaan eenvoudig via de tabtoets door de velden gesprongen worden. Ook zijn er verscheidene issues opgelost m.b.t. het ongewenst verspringen van de cursor en geselecteerde waardes in uitklapvelden.
Een overzichtelijke gebruikersinterface helpt bij het snel en efficiënt kunnen werken met software. In FileLinx kunnen daarom vanaf nu groepen van knoppen ingesteld worden om als dropdown menu getoond te worden.
Met FileLinx kun je jouw documenten direct in de browser veilig en snel bewerken via Microsoft SharePoint Online Editors! Je hoeft bestanden niet meer te downloaden en na bewerken opnieuw te uploaden. En FileLinx zorgt ook nog eens automatisch voor de versiehistorie. Naast dat dit snel werkt, wordt de kans op datalekken, dataverlies en menselijke fouten tot een minimum beperkt. Ook kan FileLinx jouw bestanden bij het uploaden automatisch converteren naar het juiste bestandsformaat om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit.
Veilig en simpel inloggen is de basis voor elke software. In FileLinx is het vanaf nu mogelijk om met Multi-Factor Authenticatie in te loggen via Azure Active Directory. Zo hebben gebruikers geen aparte wachtwoorden of Two-Factor registraties meer nodig voor FileLinx, en kan je eigen systeembeheer de toegang tot de software beheren.
Vanaf nu kun je direct in FileLinx data vanuit lijsten samenvoegen tot een document volgens je eigen template! Zo kun je eenvoudig allerlei documenten zoals facturen, werkbonnen of paklijsten uitdraaien. Jij bepaald het formaat, FileLinx doet de rest!
2022-01
In FileLinx kun je via de dashboards direct inzicht krijgen in de zaken die voor jou belangrijk zijn. De dashboards zijn naar eigen smaak in te richten door tegels te verplaatsen en de afmetingen van elke tegel aan te passen. Deze dashboards werken inmiddels nog intuïtiever en vloeiender! Ook kunnen de tegels via een knop rechtsonder in het dashboard automatisch geordend worden voor een compacte indeling of een indeling in regels.
Rapporten en overzichten uitdraaien is nog nooit zo simpel geweest! Vanuit FileLinx kun je eenvoudig gegevens naar wens exporteren naar Excel. Hierbij kan er natuurlijk ook gebruik gemaakt worden van de geavanceerde filters in FileLinx om de lijst te verfijnen tot het gewenste resultaat.
Wij als FileLinx vinden efficiënte processen heel belangrijk. Gebruiksvriendelijke software is essentieel voor efficiënt gebruik, daarom werken wij continu aan het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van onze applicaties. Onderstaand vind je een kort overzicht van een aantal van deze verbeteringen.
- Wijzigingen in FileLinx kunnen via CTRL+S op het toetsenbord opgeslagen worden
- Acties zoals downloaden en verwijderen kunnen op meerdere files in één keer uitgevoerd worden door deze files te selecteren met CTRL+klik.
- Via Shift+klik kun je in een lijst in FileLinx in één keer alle items tussen het laatst aangeklikte item en het huidig aangeklikte item aan- of uitvinken.
- Bestandsnamen kunnen direct in FileLinx gewijzigd worden via de knop ‘Hernoemen’.
- In de pdf-viewer van FileLinx kun je op mobiel nu met twee vingers in- en uitzoomen.
Interfere/DigiData/Factuur+ verbeteringen 2022
2022 Release 10
De herkenning van DigiData is op een hoog niveau en de meeste facturen worden erg goed herkend. Er zijn echter complexe vormen van facturen waarbij de free-form herkenning van DigiData geen afdoende herkenning biedt om de factuur eenvoudig en snel in te boeken in je financiële systeem. Voor deze complexere facturen hebben we een oplossing in de vorm van herkenning templates. Bij deze templates kan vrij exact gedefinieerd worden waar de verschillende rubrieken herkend moeten worden op een factuur.
De herkenning templates zijn door onze consultants in te regelen en aan te passen, maar het is ook mogelijk om de templates zelf vanuit de verwerkingsapplicatie aan te maken. Bij een factuur die op deze manier is herkend wordt in de statusbalk van Interfere een melding getoond dat de factuur op basis van een template herkend is. Door gebruik te maken van het management dashboard kun je monitoren wat het resultaat is van deze templates en wat het resultaat van deze procesverbetering is geweest.
In de schermen om een factuur te openen is het nu mogelijk om te zien dat een andere gebruiker de factuur aan het verwerken is. Deze documenten worden voorzien van dit symbool : 
Door de twee afzonderlijk herkende facturen uit dezelfde mail samen te voegen onthoudt het systeem dat de bijlagen van deze crediteur bij elkaar gehouden moeten worden. Je moet aan het systeem wel duidelijk maken welke van de bijlagen de factuur betreft. Dit doe je door eenvoudig deze te selecteren in het daarvoor getoonde dialoogje.
Vanuit het “Zoek een factuur” scherm kun je op basis van verschillende criteria direct de factuur vinden. Ook als deze in een andere map dan de actieve voorraadmap staat of zelfs als deze in een ander proces staat. Opmerkingen bij een factuur worden direct naast de afbeelding getoond. Hiermee kun je al voor het openen van de factuur zien of er iets bijzonders met de factuur aan de hand is.
Ben je benieuwd welke facturen er vandaag ontvangen zijn? Dit inzicht krijg je nu door te zoeken op de ontvangstdatum. Hiermee krijg je nog beter inzicht in de te ontvangen en verwerken facturen.
Zoals in elke complex systeem kunnen er in DigiData ook foutsituaties ontstaan. Om de afhankelijkheid van onze servicedesk te verminderen, is het mogelijk om de foutafhandeling automatisch te verwerken en te routeren naar een specifieke voorraadmap in Interfere. Zo is het niet nodig de servicedesk te bellen met de vraag waar de factuur is gebleven, maar zie je deze direct in deze voorraadmap staan en kun je ook zelf actie ondernemen om de factuur toch te boeken en in het vervolg dit probleem met deze crediteur te voorkomen.
Facturen komen soms terug uit de koppeling naar de backoffice met een foutmelding. Deze zijn dan altijd voorzien van een melding met de reden waarom de factuur niet verwerkt kan worden. Soms is dat omdat een specifieke regel aandacht nodig heeft. Het nummer van de regel wordt dan in de opmerking getoond. Daar waar mogelijk is zal de applicatie je automatisch naar deze regel sturen. Indien dat niet mogelijk is kan je eenvoudig de betreffende regel opzoeken doordat het nummer van de regel nu ook getoond wordt.
In het ControlCenter kun je nu zelf voorraadmappen aanmaken en verwijderen. Tevens kunnen de rechten van gebruikers op de voorraadmappen beheerd worden (indien dit van toepassing is).
2022 Release 3
Facturen worden door je crediteuren bijna altijd in de vorm van een PDF aangeleverd. Bij voorkeur ook voorzien van het bijbehorende UBL-bestand. Er zijn echter ook crediteuren die een factuur in de vorm van een Word- of Excelbestand aanleveren. Ook deze bestanden kunnen door DigiData verwerkt en herkend worden.
Als manager van de financiële afdeling wil je inzicht hebben in de factuurstroom. Hier hebben we een nieuwe optie voor gemaakt. In één oogopslag kun je zien hoeveel facturen er binnengekomen, te verwerken en verwerkt zijn. Deze getallen zijn in te richten op jouw behoefte aan informatie. Naast inzicht in de factuurstroom kun je realtime-inzicht krijgen in zaken als:
- Hoe is de herkenning van de facturen?
- Hoeveel facturen zijn er deze maand of dit jaar verwerkt?
- Welke crediteuren worden goed herkend en snel verwerkt en welke verdienen aandacht?
- Hoeveel facturen tonen foutmeldingen en komen in de uitvalbakjes?
Maak samen met ons een plan om verbeteringen in de herkenning of processen toe te passen. Verhoog hiermee de efficiëntie van de software.
Tijdens het verwerken van facturen is het voor je medewerkers van de financiële afdeling vaak handig om facturen van één crediteur achter elkaar te verwerken, of facturen met de oudste vervaldatum als eerste. Door in het “Selecteer een document” scherm een filter of sortering toe te passen, worden facturen in die volgorde en binnen het ingestelde filter verwerkt.
Download hier het overzicht van alle relevante RFC’s en meer informatie.
