Complexe bedrijfsprocessen simpel, snel en efficiënt maken? In deze periode van personeelstekort willen we dat allemaal wel… Reden om tijdens de meest recente FileLinx-webinar in te zoomen op automatisering. Hoe maak je een bedrijfsapplicatie in één dag?
Laten we beginnen met het slechte nieuws: het personeelstekort is een probleem waarmee je als werkgever voorlopig blijft kampen. Het kan nog tientallen (!) jaren duren voordat de arbeidsmarkt een nieuw evenwicht heeft gevonden, zeiden deskundigen onlangs tegen RTL Z.
De zender liet onder anderen Esther Oprins, consultant bij TNO, aan het woord. “Je moet niet meer denken dat je gewoon vacatures kunt opvullen,” aldus Oprins. “In plaats daarvan kun je kijken op welke plekken er minder van het schaarse personeel nodig is, bijvoorbeeld door het werk op te knippen in stukjes, waarvan sommige minder moeilijk te doen zijn. Ook kun je delen automatiseren.” Maar hoe ziet dat automatiseren van bedrijfsprocessen er in de praktijk uit?
Een businessapplicatie klaar in één dag
Dat liet onze commercieel directeur Paul van Wingerde zien tijdens onze webinar op 24 november. Door het modelleren van een bedrijfsapplicatie in ons no-code platform robotiseren we een bedrijfsproces binnen een dag. Het grote voordeel van het platform: we brengen alle systemen (denk aan Teams, SharePoint, Exact enzovoort) en data bij elkaar in ons platform. Kortom, we vervangen systemen niet, maar gebruiken de kracht van bestaande oplossingen.
Waarom no-code?
Maar wat verstaan we precies onder een no-code platform? We gebruiken standaard modules als basis voor elke oplossing: CRM+, Factuur+ en Inkoop+. Vervolgens vertalen we het werkproces van de klant naar deze modulaire oplossing, dus zonder te hoeven programmeren, en maken we een koppeling met de bestaande systemen binnen het bedrijf. Ja, zo simpel is het, het lijkt wel Lego!
Aan de veiligheid is ook gedacht: tweestapsverificatie kan per document of onderdeel worden ingesteld. Erg handig voor documenten met gevoelige informatie.
Facturen aanmaken als voorbeeld
Paul nam het publiek mee in de FileLinx-aanpak. Hij liet zien hoe ons no-code platform administratieve lasten verlaagt door het automatiseren van bedrijfsprocessen. Als voorbeeld nam hij het aanmaken van een offerte en hoe je die omzet in een factuur. In zijn demonstratie liet hij zien hoe je met één druk op de knop elke offerte per klant kan personaliseren en specificeren.
Door de koppeling van FileLinx met Microsoft 365 kun je de offerte automatisch omzetten in Word om nog wat aan te passen; vervolgens maak je er een nette pdf in huisstijl van. Volautomatisch wordt deze pdf tot slot bij een mail aan de klant gevoegd. Nalezen, verzenden en klaar!
Overzichtelijk voor elke collega
Gaat de klant akkoord en wil hij een order plaatsen op basis van de offerte? Dan kan de order op dezelfde simpele manier worden omgezet naar een factuur. Je hebt dan ook de mogelijkheid van een digitale ondertekening voor akkoord. Voordat je de factuur verstuurt, kun je via een bijbehorende chatfunctie collega’s raadplegen als je nog vragen hebt.
Bovendien kan elke factuur worden toegevoegd aan een project, waardoor de afdeling projectmanagement alle gegevens makkelijk kan raadplegen. Zo raak je nooit het overzicht kwijt!
Klaar voor de toekomst
Het aanhoudende personeelstekort vraagt om een ommezwaai binnen je organisatie. Als het gaat om het elimineren van repeterend en geestdodend werk, is er nog een wereld te winnen. We zijn blij dat we een nieuwe groep managers enthousiast hebben gemaakt om bedrijfsprocessen en workflows te automatiseren.
