De medewerkers die de facturen verwerken op de crediteurenadministraties hebben vaak inhoudelijke en specialistische kennis van de afleidingen waarop een inkoopfactuur geboekt moet worden in het financiële systeem. Is een medewerker tijdelijk niet beschikbaar door ziekte of is er personeelstekort, dan lopen de achterstanden al snel op. Iemand op korte termijn vinden die de software goed begrijpt én voldoende boekhoudkundige kennis heeft om de facturen te verwerken is bijna onmogelijk.
Twee dingen die je kunt doen:
- Je besteed het factuurproces uit.
- Of je gaat ervoor zorgen dat zoveel mogelijk facturen touchless worden verwerkt.
Wat is touchlessfactuur?
Met touchless factuurverwerking worden facturen volledig automatisch herkent en verwerkt en is menselijk handelen bijna niet meer nodig.
Als een organisatie het inkoopproces goed op orde heeft, is het precies duidelijk wanneer en welke facturen verwacht worden. Als dan de vooraf vastgelegde informatie goed is en de afleidingen zijn vastgelegd dan is de happy flow met FileLinx mogelijk. Zeker als de factuur een e-factuur is (XML/UBL) of via een eigen gemaakte template.
Welke facturen kun je touchless verwerken?
Inmiddels hebben wij verschillende klanten die een groot deel van de facturen touchless verwerken. We maken daarin onderscheid in de volgende facturen:
- Orderfacturen: als de ontvangstregel overeenkomt met de regels op de factuur kan deze factuur ongezien geboekt worden in het financiële systeem
- Contractfacturen: als de contracten en de contracttermijnen zijn vastgelegd in de contractmanagementmodule (zie Inkoop+) dan kunnen deze ongezien en automatisch verwerkt worden
- Verplichtingen: het vastleggen van verplichtingen kan ook helpen om de facturen automatisch te verwerken bijvoorbeeld door alleen te matchen met de verplichtingsruimte
- Kostenfacturen: zelfs kostenfacturen zijn automatisch te verwerken als de afleidingen bekend zijn. Een voorbeeld is dat wij een boekingsprofiel kunnen maken voor een leverancier die aangeroepen wordt als er een factuur van deze leverancier wordt verwerkt
In alle gevallen is touchless facturen verwerken mogelijk.
En de uitzonderingen dan?
Of ons team nu ondersteuning biedt bij het boeken van je facturen of je medewerkers dit zelf doen, uitzonderingen en invoerfouten komen altijd voor. De meest voorkomende uitzonderingen en fouten zijn:
- De aantallen op de ontvangstregels zijn anders dan op de factuur
- Men wil de boeking splitsen in kostenplaatsen of grootboekrekeningen zonder vast patroon (anders kan dit met een sjabloon)
- De afleiding is niet goed vastgelegd in het financiële systeem
- De herkenning van de regels op de factuur is niet optimaal waardoor sommige zaken verrijkt zullen moeten worden
In deze gevallen kunnen wij de workflow van het financiële systeem aanroepen of de workflow van FileLinx toevoegen aan de oplossing. Voordeel hiervan is dat degene die de factuur boekt gewoon verder kan werken en de inhoudelijke vragen kan doorzetten via de workflow naar de desbetreffende afdeling of persoon. Met een dashboard zijn deze zaken te bewaken, zelfs chatten in de oplossing is mogelijk om de verwerking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. We kunnen ook de leverancier een geautomatiseerd bericht sturen per e-mail of SMS met de reden waarom de factuur in dispuut gezet is en wellicht niet op tijd betaald wordt.
Het uiteindelijke doel is dat de factuur op tijd betaald wordt, de leverancier scherp houden en informeren is daar ook een belangrijk onderdeel van.
Service+
Er zijn genoeg handige tools beschikbaar om facturen snel en efficiënt te verwerken voor de uitzonderingen of de procesfouten. Wil je ondersteuning vanuit FileLinx voor de crediteurenadministratie? Lees hoe het werkt of vraag meer informatie aan.
