Organisatie
Maassluis is een unieke stad gelegen aan de Nieuwe Waterweg. De stad ontwikkelde zich in de 18de eeuw als een belangrijke vissershaven. Er ontstond een flinke vissersvloot en de opkomende handel, toeleveringsbedrijven en latere industrie deden de stad groeien en bloeien.
Tegenwoordig is Maassluis uitgegroeid tot een moderne stad met ruim 32.000 inwoners, waar het oude stadshart met haar prachtige havenkom een mooi contrast vormt met de vernieuwde woonwijken. De veelzijdigheid van kunst, cultuur, recreatie, sport en het bedrijfsleven zorgen voor een aansprekende en moderne stad, waar u zich altijd kunt blijven verbazen en vermaken.
Deze trends vragen om een slimme oplossing
Financiële afdelingen van gemeenten worstelen met budgetten die onder druk staan. Dat betekent aan de ene kant dat er vraag is naar efficiëntere processen, aan de andere kant is er meer zicht – en grip – nodig op de uitgaven.
Alsof dat nog niet genoeg is, komt nu ook de gewijzigde Financiële verhoudingswet om de hoek kijken. Immers, vanaf verslagjaar 2021 zijn het gemeenten die een rechtmatigheidsverantwoording moeten opnemen in de jaarrekening. Tot voor kort was het de accountant die de rechtmatigheid beoordeelt en er verslag over uitbrengt, terwijl het binnenkort de gemeente zelf is die autonoom vaststelt of wordt voldaan aan het normenkader waarin relevante wet- en regelgeving is opgenomen.
Hoe helpt de inkoopoplossing van FileLinx om grip te houden op de budgetten en de verplichtingen?
12 duizend facturen voor de gemeente Maassluis
De gemeente Maassluis is met zijn ruim 33 duizend inwoners relatief klein, zeker vergeleken met de grote buurgemeente Rotterdam. Toch komen er zo’n twaalfduizend facturen per jaar binnen. Lange tijd was deze facturenstroom vrij onoverzichtelijk.
“Elke afdeling bestelde goederen en diensten op zijn eigen manier, met eigen briefjes en bonnetjes,” vertelt Remco den Oudsten, financieel adviseur bij de gemeente. Het gebeurde zelfs dat collega’s bestellingen deden met andermans budgetten.
Om inzicht in de uitgaven te krijgen werd gekozen voor Inkoop+ van FileLinx. Met behulp van deze tool stroomlijnde Den Oudsten samen met zijn team het hele inkoopproces, van bestelling tot betaling. Elke bestelling wordt nu gekoppeld aan een specifiek budget door middel van een bestelnummer. Doordat Inkoop+ is gekoppeld aan het budgetprogramma, wordt voortijdig zichtbaar of het budget niet wordt overschreden.
“Het gaat nu helemaal automatisch,” beschrijft Peter van Osnabrugge, de projectleider. “Als er een bestelling is aangemaakt en er komt een factuur met een bestelnummer binnen, dan herkent de software dat en gaat de hele codering automatisch. Dan weet het systeem ook waar de factuur naartoe moet.”
De budgetten zijn inmiddels stevig in de greep. Alle gegevens bevinden zich allemaal in Inkoop+, en niet meer op diverse systemen, zodat altijd duidelijk is wat de stand van zaken is.
Een ander mooi resultaat is de tijdwinst die de efficiëntere manier van werken oplevert. Van Osnabrugge: “Als het goed gaat is er bijna geen handwerk meer. Dat scheelt ook veel correcties aan het eind van het jaar.”
Zo krijg je grip op rechtmatigheid
Door de gewijzigde wetgeving is het thema rechtmatigheid in alle gemeenten een hot topic. Zo wil je uiteraard voorkomen dat een conflict over een gunning leidt tot een rechtszaak. In het slechtste geval dwingt de rechter je de gunning ongedaan te maken. Het gevolg: je hebt kostbare tijd verspild én je mag niet in zee gaan met jouw voorkeursleverancier. Door inzicht te krijgen in de omvang van de bestellingen kan worden voorkomen dat een aanbestedingsprocedure ten onrechte niet wordt uitgevoerd.
In het kader van de accountantscontrole is ook het proces van de vastlegging van prestatieleveringen verbeterd. Van Osnabrugge: “In het verleden gebeurde het vaak dat de accountant om de prestatieleveringen van het hele jaar vroeg. Die werden wel vastgelegd, maar in de praktijk moesten die in februari/maart tijdens het opmaken van de rekeningen nog boven tafel worden getoverd.”
Nu alle gegevens – contracten, prestatieleveringen en facturen – vastliggen in Inkoop+, scheelt dat veel uitzoekwerk. “Met de informatie uit Inkoop+ de daaraan gekoppelde financiële oplossing Decade kunnen we makkelijker rapportages maken,” sluit Van Osnabrugge af. “In plaats van steekproeven te doen kunnen we nu echt inzoomen op mogelijke fouten.”
De 7 voordelen van Inkoop+ volgens gemeente Maassluis
- Uniform werkproces
- Altijd zicht op budgetten en verplichtingen
- Strakker contractbeheer
- Koppeling met financiële software en Factuur+
- Gebruiksvriendelijk systeem
- Vooraf controle in plaats van voldongen feiten
- Actieve ondersteuning door FileLinx