Organisatie
Kleurrijk Wonen is een woningcorporatie die meer dan 15.000 woningen, garages, parkeerplaatsen en bedrijfsruimten verhuurt. Ze zijn werkzaam in de regio Rivierenland en Alblasserwaard-Vijfheerenlanden en verhuren de woningen in 6 gemeenten.
DigiData
De financiële administratie van Kleurrijk Wonen gebruikt DigiData van FileLinx voor de verwerking van inkoopfacturen, zodat deze automatisch gescand en in verwerking genomen worden.
Waarom FileLinx
‘Wij gebruiken ERP-software van Itris. Itris is partner van FileLinx. Zodoende zijn wij voor de inkoopfacturen bij FileLinx terecht gekomen om dat proces beter te digitaliseren”, geeft Richard de Rover teamleider financiële administratie aan.
“Wat voor ons heel belangrijk was dat het bankrekeningnummer wat op de factuur staat ook herkend wordt en meegegeven, zodat het daarna niet meer aan te passen is. Dat is één van de dingen die FileLinx via DigiData goed regelt voor ons. Hiermee kunnen we alle handmatige controles uitbannen.”
De oplossing
De software is voor ons gecustomized voor wat betreft de herkenning van facturen. “Wij hebben precies kunnen aangeven welke gegevens als betrouwbaar gezien konden worden en welke gegevens goed werken. We kunnen blind varen op de software. Ook hebben we kunnen aangeven voor bepaalde gegevens dat we deze in de uitval willen behandelen”, vertelt Richard verder.
"Dankzij DigiData hoeven wij geen gegevens meer over te tikken en worden de facturen automatisch ingelezen".
“Als je inkoopfacturen handmatig verwerkt, ben je heel veel gegevens aan het overtikken. En dankzij DigiData hoeven we dat niet meer zelf te doen. Dat wordt gewoon automatisch ingelezen vanaf de PDF of XML. Dat scheelt ons super veel tijd.
Doordat bankrekeninggegevens en andere gegevens op het factuur automatisch overgenomen worden, kunnen er geen handmatige tikfouten meer gemaakt worden. Zo hebben ze automatisch al controle op de bankrekeningnummers.
Partner van FileLinx
Voor Kleurrijk Wonen is Itris het eerste aanspreekpunt bij fouten of bugs. Dankzij een consultant van FileLinx hebben ze een mooie reportage gekregen op de aantallen inkoopfacturen op de doorlooptijd en hebben ze meer inzicht in het proces gekregen. Een consultant van FileLinx heeft dit geregeld, zonder dat Itris ertussen zat.