Per 18 april 2019 zijn alle aanbestedingsplichtige organisaties in Nederland verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. FileLinx maakt vanaf 1 januari 2019 gebruik van IT partner Tickstar als middel om Peppol facturen voor de klant te verzorgen.
Maar wat is Peppol precies? En hoe kan het helpen? We gaan dieper in op de definitie van Peppol, hoe het werkt, de voordelen en hoe je Peppol in je bedrijf kunt implementeren.
Wat is Peppol?
PEPPOL is de afkorting van ‘Pan-European Public Procurement On-Line’. Het biedt overheden en bedrijven de kans om (in Nederland of internationaal) digitale facturen uit te wisselen via een speciaal beveiligd netwerk. Als de administratie van zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd is op het netwerk, wordt de elektronische factuur (xml) direct naar ‘het systeem’ van de ontvanger gestuurd.
Via het Peppol access point halen we eenvoudig en veilig e-facturen (xml) op van de reeds 150.000 aangesloten leveranciers. 100% digitaal en veilig door gebruik van het Peppol netwerk. Hiermee kunnen we onder andere ook alle formaten verwerken zoals UBL, XML, PDF, etc.
Tegen een geringe vergoeding kan bij FileLinx direct een aansluiting afgenomen worden voor het PEPPOL netwerk via Tickstar. Wij zorgen dan ook voor het support. Het voordeel van deze aansluiting is dat DigiData van FileLinx voor nu en de toekomst de centrale verwerkingsapplicatie is voor alle inkomende factuurstromen.
De voordelen van Peppol
Vereenvoudiging van het facturatieproces
Met Peppol kunnen bedrijven eenvoudig facturen verzenden en ontvangen zonder papieren documenten of e-mails. Dit bespaart tijd en geld en vermindert het risico op fouten en vertragingen. Met DigiData van FileLinx is het mogelijk om e-facturen te ontvangen via het beveiligde Europese e-facturatienetwerk PEPPOL. Er hoeft niets veranderd te worden aan de eigen huidige systemen. De organisatie wordt door ons aangemeld bij Tickstar en maakt gebruik van ons gecertificeerde Acces Point. De ontvangen facturen komen automatisch in DigiData terecht voor verwerking.
Versterking van de relaties tussen bedrijven en verhoging van de efficiëntie
Bedrijven kunnen de efficiëntie van hun financiële processen verbeteren door gebruik te maken van Peppol om facturen en betalingsberichten te verzenden en te ontvangen. Dit zorgt ervoor dat facturen sneller worden verwerkt en betalingen sneller worden ontvangen, wat kan leiden tot een betere cashflow en meer financiële stabiliteit.
Ook draagt Peppol bij aan de vermindering van fouten in het facturatieproces. Handmatige facturatie kan leiden tot fouten in de facturen, wat kan leiden tot vertragingen in betalingen en geschillen tussen bedrijven. Door het gebruik van Peppol kunnen bedrijven de kans op fouten verminderen en de communicatie tussen de verschillende afdelingen van hun bedrijf verbeteren. Dit leidt tot een betere efficiëntie en minder fouten in het facturatieproces, wat de relaties tussen bedrijven kan verbeteren.
Verbetering van veiligheid
Peppol maakt gebruik van veilige en betrouwbare protocollen om de uitwisseling van gevoelige bedrijfsinformatie te beschermen. Dit vermindert het risico op fraude en identiteitsdiefstal.
Doordat Peppol internationaal wordt gebruikt, kunnen bedrijven toegang krijgen tot nieuwe markten en zakelijke relaties opbouwen met bedrijven in andere landen.
Hoe werkt Peppol
Peppol is gebaseerd op een netwerk van Access Points, die fungeren als tussenpersonen tussen bedrijven die elektronisch documenten willen uitwisselen. Een Access Point is een serviceprovider die is gecertificeerd om Peppol-documenten te verzenden en ontvangen. FileLinx maakt gebruik van IT partner Tickstar.
Wanneer een bedrijf een elektronisch document wil verzenden naar een andere deelnemer aan het Peppol-netwerk, stuurt het document naar het Access Point van de serviceprovider. Het Access Point verifieert het document en stuurt het vervolgens door naar het Access Point van de ontvanger. De ontvanger ontvangt het document en bevestigt de ontvangst.
Peppol ondersteunt verschillende soorten documenten, waaronder facturen, orders, leveringsbonnen en betalingsberichten.
De geschiedenis van Peppol
Peppol is ontstaan in 2008 als een project tussen de Noorse en Deense overheden om de uitwisseling van elektronische facturen tussen overheidsinstanties te vereenvoudigen. In 2012 werd Peppol erkend door de Europese Commissie als een belangrijke bijdrage aan de digitale interne markt.
Vandaag de dag wordt Peppol gebruikt door duizenden bedrijven en overheidsinstanties in Europa en daarbuiten. Het aantal deelnemende landen en organisaties groeit gestaag, waardoor Peppol een van de belangrijkste initiatieven op het gebied van elektronische handel is geworden.
