Nieuwe functionaliteiten
Overzicht van de nieuwste functionaliteiten en verbeteringen voor FileLinx en Interfere/DigiData/Factuur+
Updates en informatie
Zes keer per jaar brengen wij een nieuwe release uit. Hieronder zie je een overzicht alle release highlights. Het is aan te raden om minimaal één keer per jaar naar de nieuwste versie over te stappen. En daarbij ook na te denken over de nieuwe features die wij ontwikkeld hebben. Dit maakt het gebruik van de software een stuk prettiger.
Heb je suggesties voor nieuwe features? Geef ze hier door.
Suggesties voor nieuwe features?
FileLinx verbeteringen
2024-04
Het is vanaf deze versie van FileLinx mogelijk om via een aantal velden op het ‘Layout’ tab van de systeeminstellingen de huisstijl van een FileLinx omgeving aan te passen. Zo kan de primaire kleur en het logo van de omgeving aangepast worden.
Hierbij is het ook mogelijk om aparte kleuren/logo’s in te stellen voor het donkere thema.
Er is een nieuw type dashboard tegel beschikbaar; de snelkoppelingen tegel. In deze tegel kunnen één of meerdere snelkoppelingen worden geconfigureerd. Zo is het mogelijk om
bijvoorbeeld snelkoppelingen naar externe websites te maken, of een snelkoppeling te maken waarmee direct een item van ingestelde definitie aangemaakt kan worden.
Bij de snelkoppelingen is het, net als bij workflow knoppen, mogelijk om een icoon in te stellen via een afbeelding of een icoon uit de Font Awesome library (V5). Voor Font awesome icons kan ook een kleur
ingesteld worden, als er geen kleur ingesteld is volgt het icoon de kleur van het gebruikers-thema.
De FileLinx classic mail service wordt vanaf deze versie van FileLinx vervangen door de vernieuwde R3 MailReader. Deze vernieuwde mailreader gebruikt dezelfde instellingen en heeft
dezelfde functionaliteit als de classic mailservice, en is dus backwards compatible.
Deze release zijn er weer een aantal performance verbeteringen doorgevoerd.
Voor elke nieuwe release lossen wij verschillende bugs op. Zo ook deze release zijn er een divers aantal bugs opgelost.
2024-03
Vanaf deze versie van FileLinx is het mogelijk om items van systeem- en metadata definities vanuit FileLinx 3 te beheren! Denk hierbij bijvoorbeeld aan systeem-instellingen, dashboards en gebruikers-objecten. Naast dat het nu dus veel minder vaak nodig is om naar FileLinx Classic te gaan, brengt dit nog een aantal leuke voordelen met zich mee:
- Items van systeemobjecten werden al in een cache-laag opgeslagen waardoor het na wijzigen van deze items in classic altijd nodig is om op de knop “verwerk systeem-instellingen” te klikken. Vanuit FileLinx 3 wordt de cache direct bijgewerkt en is dit dus niet meer nodig! Wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe workflow-button maakt is deze de eerstvolgende keer dat je een item opent waar deze knop op staat is direct zichtbaar! Let op: Wanneer je de wijzigingen ook in classic zichtbaar wil hebben, zul je wél nog op ‘Verwerk systeem-instellingen’ moeten klikken.
- Bij het aanmaken van gebruikersobjecten wordt een uitgebreide licentie-check gedaan en krijgt de gebruiker, wanneer de licentie zou worden overschreden, direct een popup waarin staat dat het actief stellen van deze gebruiker niet mogelijk is. Ook is het niet meer mogelijk om via het kopiëren van gebruikers-objecten per ongeluk te veel gebruikers actief te stellen, zoals dit in classic wel mogelijk was.
Het dashboard-layout menu rechtsonder in beeld op een dashboard is in deze versie van FileLinx behoorlijk uitgebreid. Zo is het vanaf nu mogelijk voor gebruikers om hun dashboard-layout te vergrendelen, waarbij de tegels dus niet meer versleept kunnen worden en ook de afmetingen van tegels niet meer aangepast kunnen worden tot het dashboard eventueel weer ontgrendeld wordt. Het dashboard zal uiteraard nog wel dynamisch reageren op de afmetingen van het venster.
Daarnaast is het mogelijk voor gebruikers met het special right/configuration access right “SetDefaultDashboardLayout”, om een dashboard layout als standaard indeling in te stellen. Wanneer gebruikers het dashboard voor de eerste keer openen zullen ze deze indeling krijgen in plaats van de kolom met alle tegels onder elkaar zoals voorheen het geval was. Gebruikers kunnen ook altijd terug naar deze standaard indeling. Uiteraard zijn de knoppen om een dashboard eenvoudig compact of in rijen in te delen nog steeds beschikbaar.
Deze release zijn er weer een aantal performance verbeteringen doorgevoerd.
Voor elke nieuwe release lossen wij verschillende bugs op. Zo ook deze release zijn er een divers aantal bugs opgelost.
2024-02
Vanaf deze release (2404-02) is er een betere integratie met Outlook beschikbaar via de FileLinx MailTool.
Belangrijk punten:
- Het is weer mogelijk om vanuit de webversie van Outlook (nieuwe outlook) te slepen naar FileLinx met de MailTool.
- Wanneer er vanuit Outlook (oud en nieuw) een e-mail naar FileLinx geupload wordt, kan deze voortaan automatisch voorzien worden van een tag zoals in onderstaande afbeelding. Hiermee is dus direct inzichtelijk welke mails er al wel en niet verwerkt zijn
Wil je ook gebruik kunnen maken van de Outlook integratie? Neem contact met ons op via het Klantportaal.
Vanaf deze versie is het mogelijk de kolommen in tabbladen met items dynamisch aan te passen afhankelijk van een conditie. Bijvoorbeeld de status van het hoofditem. Ook kan hiermee gestuurd worden of de items in het tabblad direct in het tabblad te bewerken zijn of niet. Zo kan de interface dus nog beter aangesloten worden op het proces van de klant en waar in dat proces de klant zich bevindt.
Deze release zijn er weer een aantal performance verbeteringen doorgevoerd.
Voor elke nieuwe release lossen wij verschillende bugs op. Zo ook deze release zijn er een divers aantal bugs opgelost.
2024-01
Deze release zijn er behoorlijke performance verbeteringen doorgevoerd. Met name op de volgende onderdelen van het platform:
- Zoeken via de zoekbalk rechtsboven in beeld
- Zoeken in select-velden
- Importeren van gegegevens
- Verbeteringen op verschillende plaatsen in de gebruikerservaring
Er zijn verscheidende verbeteringen met betrekking tot de gebruiksvriendelijkheid van de software doorgevoerd. Waardes in velden blijven nu altijd onthouden wanneer je doorklikt naar een ander item en later terugkomt bij het originele item. Zo kun je on-opgeslagen wijzigingen alsnog opslaan. En dropdowns vallen niet meer weg achter bijvoorbeeld lijsten met bestanden.
Foto’s van iPhones (HEIC bestanden) worden beter ondersteund.
Tijdens deze release zijn van de 29 meldingen, 26 bugs opgelost.
Interfere/DigiData/Factuur+ verbeteringen
2024 release 5
Voor het verwerken van orderfacturen waarop ook kostenregels opgenomen zijn, zoals verzend of administratiekosten, kunnen nu specifiek voor die regels boekingsprofielen aangemaakt worden zodat ook deze regels automatisch verwerkt kunnen worden.
Het komt bij sommige leveranciers voor dat de factuur of orderbevestiging in een alternatief datumformaat wordt aangeleverd. Hierdoor zullen deze facturen niet goed herkend worden. Aan de standaard datumformaten die al herkend worden zijn de formaten MM-DD-YYYY en YYYYDDMM toegevoegd.
E-mailadressen die eerder gebruikt zijn in dit scherm worden onthouden. Soms staan daar ook e-mailadressen tussen die niet meer gebruikt mogen worden. Deze zijn nu te verwijderen uit dit lijstje.
Bij sommige facturen ontvang je een csv-bestand met specificaties van de factuur. Deze kunnen nu ook verwerkt worden als bijlage van de factuur.
Op facturen van een leverancier kunnen boekingsprofielen toegepast worden. Vaak is het gewenst dat dit altijd gedaan wordt, maar het kan ook dat het alleen gedaan wordt als er bepaalde steekwoorden op voorkomen. Vanaf deze versie wordt, bij een leverancier met 1 profiel met steekwoorden, dit profiel alleen toegepast als de steekwoorden er ook echt op gevonden zijn.
De controle op dubbele facturen kan vanaf deze release al ingericht worden op de herkende facturen. Zo wordt voorkomen dat een dubbele factuur die vrijwel tegelijkertijd aangeboden wordt niet als dubbele factuur gezien wordt.
Sommige leveranciers voegen opmerkingen toe aan een UBL factuur. Deze opmerkingen worden standaard overgenomen. Er kan nu ingesteld worden of dit wel of niet gedaan moet worden. Vervolgens kan er per leverancier een afwijking op deze algemene instelling ingesteld worden.
Het afsluiten of juist open zetten van een periode kan nu in het ControlCenter gedaan worden.
Dit scherm is nu van formaat en positie te veranderen. Het formaat en de positie worden meegenomen bij het opslaan van de applicatie instellingen zodat de volgende keer het scherm weer op dezelfde manier getoond wordt.
2024 release 3
In de statusbalk van Interfere wordt nu een hint getoond als er een boekingsprofiel is toegepast of de factuur tijdens de herkenning gematcht is met het totaalbedrag van de order.
Als bij het maken van een template regelherkenning uit staat voor de leverancier zal hiervan een melding getoond worden bij het bevestigen van het eerste veld op factuurregel welke aangeklikt is op de factuur.
Bij het maken van een template voor de factuur regels wordt aangeraden om altijd met SHIFT+DEL te beginnen om alle regels te verwijderen. Alle velden die ingesteld zijn als “te herkennen met een template” zullen nu ook leeg gemaakt worden. Zo zie je nog sneller welke velden je allemaal aan kunt klikken op de factuur voor het maken van het template.
Er zijn nu ook rapportages mogelijk over het gebruik van templates, boekingsprofielen en ‘match op totaal’. Zo kun je nog beter sturen op de meest efficiënte manier voor het afhandelen van de facturen.
Indien de inloggegevens van een mailbox niet meer correct zijn kun je deze vanaf deze release zelf aanpassen in het ControlCenter.
2024 release 2
Bij het opvoeren van een crediteur zijn extra velden toegevoegd om de gegevens van de bank van de leverancier op te nemen. Dit is vooral belang voor leveranciers buiten SEPA.
Bij het selecteren van een datum met de kalender van het veld wordt nu ook de weeknummers getoond. Hiermee is vooral bij orderbevestigingen het juiste levermoment sneller te bepalen.
In deze release zijn er diverse aanpassingen doorgevoerd om het matchen van de facturen beter te maken.
Zo ook het matchen met verschillende eenheden tussen orderregel en factuurregel. DigiData Matching weet vanuit de aangeleverde order- en ontvangstgegevens dat de eenheid van de facturatie anders is dan de bestelde eenheid en hier de matching op aanpassen. Zo is er in deze situatie een exacte match.
Een orderfactuur bevat naast de aan de order gerelateerde regels vaak ook extra factuurregels voor de vracht en handelingskosten. Deze regels hoeven niet altijd gematcht te worden met de order. Dit is per organisatie verschillend. Standaard worden alleen regels van de factuur gematcht met het ordernummer welke in de kop van de factuur herkend of ingevuld is. Dit is nu uit te schakelen zodat regels waarop geen ordernummer herkend of ingevuld is niet meegenomen worden in het automatische matchingproces.
Er zijn situaties waarbij twee leveranciers tegelijk herkend worden. Er is dan ook een order die aan één van de twee leveranciers gekoppeld is. DigiData kan nu op basis van het herkende ordernummer de juiste keuze maken tussen deze twee leveranciers.
Indien een factuur meerdere regels voor hetzelfde artikel bevat wordt nu eerst een match uitgevoerd op het totaal van deze regels voordat de matching per regel uitgevoerd wordt.
Om meer inzicht in het matchingproces te verkrijgen zijn er 2 nieuwe rapportages toegevoegd
- Matching – Workflow kenmerk
- Matching – Leveranciersoverzicht
Beide rapportages worden als tegel op het Management dashboard getoond met daarop het percentage van de facturen met een 100% match.
In het ControlCenter kan per verwerkte factuur een logboek opgevraagd worden. Vanaf het uitlezen van de e-mail tot aan de boeking in de Backoffice, alle momenten dat er in de keten iets is gebeurd met de factuur zijn nu inzichtelijk. Van de aanpassingen op de factuur is ook te zien wie deze heeft gedaan.
2024 release 1
Interfere gebruikt vanaf deze release een PDF viewer van de browser waarin Interfere draait. Hiermee is het mogelijk om eenvoudig gegevens uit de PDF te kopiëren of de PDF van de factuur op te slaan op de computer.
Let op: dit geldt alleen als je SaaS-klant bij ons bent die op EGP zit of ernaar overgaat.
Features van voorgaande releases
FileLinx
2023-02
Wij introduceren met trots onze nieuwste innovatie: de “Open AI (ChatGPT)” workflow stap. Met deze toevoeging aan FileLinx wordt het mogelijk om AI rechtstreeks in het documentbeheerproces te integreren.
- Stel voor dat je met een simpele vraag inzicht kunt krijgen in de inhoud van je documenten. Medewerkers kunnen moeiteloos zoeken, vinden en analyseren.
- Uiteraard moet gevoelige informatie zorgvuldig worden beschermd. Alleen geautoriseerde gebruikers met de juiste speciale rechten hebben toegang tot de AI-functies, zodat de gegevens veilig blijven.
- Onze nieuwe workflowstap maakt gebruik van de geavanceerde API van OpenAI, waardoor je direct kunt communiceren met kunstmatige intelligentie. Je opent hiermee de deur naar een wereld van mogelijkheden voor automatisering en intelligentie.
Dankzij FileLinx en AI is je organisatie klaar voor de toekomst. Optimaliseer je documentbeheer, bespaar tijd en ontdek nieuwe inzichten met onze innovatieve oplossingen.
Je kan op twee manieren een vraag stellen:
- Via een item (direct)
- Via de fileviewer (direct)
- Via workflow (indirect)
Via een pop-up kun je de vraag stellen aan AI:
Als je vraag verwerkt is door AI krijg je het antwoord in een pop-up:
Naast onze bestaande ondersteuning voor Azure en Okta, hebben we nu Google toegevoegd aan onze lijst van integratiemogelijkheden. Dit betekent dat je nog meer keuzemogelijkheden hebt om te werken met de tools die het beste bij jou passen.
Om de overgang naar Google-integratie zo soepel mogelijk te maken, hebben we gedetailleerde handleidingen samengesteld. Welke je stap voor stap door de stappen heen leidt vanaf de initiële setup tot het dagelijks gebruik. Met duidelijke instructies kun je met vertrouwen gebruikmaken van de nieuwe Google-integratiemogelijkheid, terwijl je profiteert van de uitstekende beveiliging die wordt geboden door Google, Azure, en Okta.
Ontdek hoe je FileLinx nog beter kunt laten werken voor jou met deze uitbreiding van integratiemogelijkheden. Jouw flexibiliteit en beveiliging staan voorop, en we zijn er om je te ondersteunen bij elke stap in dit proces.
Bij ons staat jouw gebruiksgemak voorop. Daarom hebben we ons platform op meerdere punten verbeterd:
- We hebben het ‘Nieuw Item’ scherm herontworpen voor een overzichtelijkere en ruimte-efficiënte interface. Minder overbodige witruimte en tabbladen maken het eenvoudiger om nieuwe items aan te maken.
- Je kunt nu pop-upvensters verslepen naar de gewenste locatie, wat de flexibiliteit van ons platform vergroot.
- Onze inputvelden geven nu duidelijke feedback, zodat je altijd weet welk veld je hebt geselecteerd.
- We hebben extra context toegevoegd door het aantal items in de breadcrumbs weer te geven.
Kortom, onze verbeteringen zijn gericht op een soepele, efficiënte gebruikerservaring. Geniet van de vernieuwingen en ontdek hoe ons platform jouw werk gemakkelijker maakt!
Wij willen het maken van UBL-bestanden zo makkelijk mogelijk maken. We hebben een handige functie toegevoegd waarmee je UBL-bestanden kunt genereren op basis van een template.
Ontdek onze vernieuwde software met verbeterde prestaties en beveiliging! Geniet van snellere afhandeling en gemoedsrust met de nieuwste updates. Het is tijd voor een betere ervaring!
2023-01
FileLinx biedt al de mogelijkheid om veilig en simpel in te loggen met Multi-Factor Authenticatie van Azure Active Directory. Zo hebben gebruikers geen aparte wachtwoorden of Two-Factor registraties meer nodig voor FileLinx, en kan je eigen systeembeheer de toegang tot de software beheren. Azure Active Directory is niet de enige die deze mogelijkheden aanbiedt, er zijn vele authenticatie providers. De software is hierop aangepast zodat andere authenticatie providers ook ingesteld kunnen worden, een voorbeeld hiervan is Okta.
De performance en security van de software is verbeterd.
2022-02
Het invullen van veldgegevens in FileLinx is vanaf nu nóg sneller en stabieler. Zo laden de opties van velden met uitklaplijsten sneller en kan er voortaan eenvoudig via de tabtoets door de velden gesprongen worden. Ook zijn er verscheidene issues opgelost m.b.t. het ongewenst verspringen van de cursor en geselecteerde waardes in uitklapvelden.
Een overzichtelijke gebruikersinterface helpt bij het snel en efficiënt kunnen werken met software. In FileLinx kunnen daarom vanaf nu groepen van knoppen ingesteld worden om als dropdown menu getoond te worden.
Met FileLinx kun je jouw documenten direct in de browser veilig en snel bewerken via Microsoft SharePoint Online Editors! Je hoeft bestanden niet meer te downloaden en na bewerken opnieuw te uploaden. En FileLinx zorgt ook nog eens automatisch voor de versiehistorie. Naast dat dit snel werkt, wordt de kans op datalekken, dataverlies en menselijke fouten tot een minimum beperkt. Ook kan FileLinx jouw bestanden bij het uploaden automatisch converteren naar het juiste bestandsformaat om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit.
Veilig en simpel inloggen is de basis voor elke software. In FileLinx is het vanaf nu mogelijk om met Multi-Factor Authenticatie in te loggen via Azure Active Directory. Zo hebben gebruikers geen aparte wachtwoorden of Two-Factor registraties meer nodig voor FileLinx, en kan je eigen systeembeheer de toegang tot de software beheren.
Vanaf nu kun je direct in FileLinx data vanuit lijsten samenvoegen tot een document volgens je eigen template! Zo kun je eenvoudig allerlei documenten zoals facturen, werkbonnen of paklijsten uitdraaien. Jij bepaald het formaat, FileLinx doet de rest!
2022-01
In FileLinx kun je via de dashboards direct inzicht krijgen in de zaken die voor jou belangrijk zijn. De dashboards zijn naar eigen smaak in te richten door tegels te verplaatsen en de afmetingen van elke tegel aan te passen. Deze dashboards werken inmiddels nog intuïtiever en vloeiender! Ook kunnen de tegels via een knop rechtsonder in het dashboard automatisch geordend worden voor een compacte indeling of een indeling in regels.
Rapporten en overzichten uitdraaien is nog nooit zo simpel geweest! Vanuit FileLinx kun je eenvoudig gegevens naar wens exporteren naar Excel. Hierbij kan er natuurlijk ook gebruik gemaakt worden van de geavanceerde filters in FileLinx om de lijst te verfijnen tot het gewenste resultaat.
Wij als FileLinx vinden efficiënte processen heel belangrijk. Gebruiksvriendelijke software is essentieel voor efficiënt gebruik, daarom werken wij continu aan het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van onze applicaties. Onderstaand vind je een kort overzicht van een aantal van deze verbeteringen.
- Wijzigingen in FileLinx kunnen via CTRL+S op het toetsenbord opgeslagen worden
- Acties zoals downloaden en verwijderen kunnen op meerdere files in één keer uitgevoerd worden door deze files te selecteren met CTRL+klik.
- Via Shift+klik kun je in een lijst in FileLinx in één keer alle items tussen het laatst aangeklikte item en het huidig aangeklikte item aan- of uitvinken.
- Bestandsnamen kunnen direct in FileLinx gewijzigd worden via de knop ‘Hernoemen’.
- In de pdf-viewer van FileLinx kun je op mobiel nu met twee vingers in- en uitzoomen.
2021-06
Iedereen heeft zo zijn eigen voorkeur als het aankomt op thema’s in applicaties. In FileLinx kun je gebruik maken van verschillende gebruikersthema’s zoals een helder thema, donker thema en een hoog contrast thema voor betere leesbaarheid.
Ga met je muis over het scherm om het verschil te zien.
In FileLinx moesten nieuwe items eerder altijd via het ‘Nieuw’ of ‘Toevoegen’ scherm aangemaakt worden. Het is nu mogelijk om vanuit een tegel op je dashboard of tabblad gevuld met gerelateerde items direct met één klik op de + knop rechtsboven in de tegel of het tabblad nieuwe items aan te maken van de betreffende definitie.
2021-05
We leven in een tijd waar de hoeveelheden data in applicaties enorm oplopen. Het ophalen van deze data kost natuurlijk tijd die je als gebruiker niet wilt verliezen! Om je niet lang tegen een laadanimatie aan te laten kijken, haalt FileLinx alle records van lijsten en tegels stapsgewijs op. Terwijl je door de lijst scrolt, laadt FileLinx op de achtergrond meer resultaten zonder dat je hier iets van merkt. Zo zorgt FileLinx voor een flitsende gebruikerservaring en bespaart je kostbare tijd!
Alle relevante informatie, direct op je scherm zichtbaar! In FileLinx kun je het hoofdmenu en de zijbalk inklappen om zo optimaal de ruimte van je scherm te benutten. Natuurlijk blijven alle functionaliteiten van het hoofdmenu beschikbaar wanneer het menu ingeklapt is. Zo kun je ook op kleinere beeldschermen zoals die van laptops ideaal met FileLinx aan de slag.
Ga met je muis over het scherm om het verschil te zien.
Wanneer er enorme lijsten met gegevens op een beeldscherm staan kan het lastig zijn om in één oogopslag te zien welke records er belangrijk zijn of op korte termijn aandacht nodig hebben. Daarom introduceren we het gebruik van kleuren in FileLinx! Items kunnen afhankelijk van de loop van je proces kleuren krijgen om bijvoorbeeld een status of naderende deadline aan te geven. Zo heb je snel inzichtelijk hoe de stand van zaken is en waar je aandacht vereist is.
2021-04
Vooruitgang is een continu proces en daarin gaat FileLinx zeker mee! Onder de motorkap is de applicatie grondig onder handen genomen om je te voorzien van een stabiele en snelle applicatie.
2021-03
Nooit meer openstaande taken vergeten én direct inzicht hebben in alle openstaande taken per gebruiker of gebruikersgroep? In FileLinx kunnen eenvoudig taken aangemaakt worden. Deze taken kunnen toegewezen worden aan gebruikers en ingepland worden met een optionele deadline. Direct vanuit het dashboard kun je naar het FileLinx takenscherm gaan voor een uitgebreid overzicht van de openstaande taken.
2021-02
Als je denkt aan veiligheid, denk je aan Two-Factor verificatie. Naast dat het mogelijk is om met Two-Factor verificatie in te loggen in FileLinx, is het nu ook mogelijk om individuele items en de bijbehorende bestanden in FileLinx met Two-Factor te beveiligen! Hierbij kan er per item ingesteld worden wie er toegang tot het item heeft. Zo ben je zeker van de integriteit van je gevoelige data.
2021-01
In FileLinx is het mogelijk om items die in tabbladen getoond worden direct in het tabblad aan te passen zonder het item te hoeven openen via onze inline-grid-edit! Met deze functie kun je bijvoorbeeld gegevens van factuurregels direct vanuit de factuur wijzigen zonder elke regel apart te hoeven openen, wijzigen, opslaan en sluiten, tijdwinst dus!
Interfere/DigiData/Factuur+
2023 Release 11
Na het filteren en/of sorteren van de facturen in het “Selecteer een document” scherm wordt deze volgorde nu aangehouden bij het verwerken van de facturen. Ook als je de factuur naar een andere
voorraadmap verplaatst, verwijderd of verwerkt om in te boeken. De volgende factuur wordt geopend volgens de ingestelde volgorde en/of sorteren. Ook het bladeren door de voorraad houdt
deze volgorde aan.
Bij het opvoeren van een nieuwe crediteur in Interfere is het nu mogelijk om de betaalwijze en valuta code mee te geven aan AFAS.
In het ControlCenter kun je een crediteur nu ook zoeken op IBAN. Dit kan je nodig hebben voor het beheren van specifieke instellingen voor de crediteur of boekingsprofielen.
2023 Release 9
Bij een aantal van je leveranciers is de herkenning zo goed dat je deze facturen niet meer wilt controleren. Om dit mogelijk te maken is per leverancier instelbaar onder welke voorwaarden een factuur niet meer gecontroleerd hoeft te worden. Deze instellingen kun je zelf beheren zodat je de volledige controle over de factuurstroom houdt.
Bij deze release is bij het verwerken van een deelfacturatie van een order inzichtelijk gemaakt hoeveel orderregels er geselecteerd zijn en wat er nog geselecteerd moet worden om overeen te komen met het factuur-/factuurregelbedrag. Tijdens het selecteren van order/ontvangstregels in Interfere en Matching Professional worden de geselecteerde regels geteld. Bij het openen van het scherm zijn er geen orderregels aangevinkt en wordt rechtsonder het gehele factuurbedrag getoond. Na selecteren van 1 of meerdere regels wordt het totaal van de aangevinkte regels van het resterend bedrag afgetrokken.
Als je in het ‘zoek een factuur’ scherm een factuur opzoekt kan het zijn dat er dubbel aangeboden facturen staan. Het is met deze release mogelijk om deze te verplaatsen naar een andere voorraadmap of te verwijderen.
Een combinatie van Matching Pro en matching Enterprise kan actief zijn. Dan kan het per leverancier verschillen of Matching Pro gebruikt moet worden. Nu kun je direct in het scherm zien of deze functie voor de crediteur actief is.
de functie is uitgeschakeld
de functie is ingeschakeld
Bij een crediteur kan worden vastgelegd of er gebruik gemaakt mag worden van regelherkenning en of voor een crediteur de orderregels al factuurregels moeten worden opgehaald. Er is met deze release een controle op de toegestane combinatie van deze twee waarden.
Als een gebruiker het herkennen van factuurregels aan wilt zetten, maar ‘orderregels overnemen als factuurregels’ staat aan, dan krijgt de gebruiker een melding dat dit niet mogelijk is. Maar ook andersom. 
Grote PDF bestanden kunnen vanaf deze release verwerkt worden.
Er kunnen rapportages gemaakt worden die door specifieke gebruikers geopend kunnen worden. Bijvoorbeeld per afdeling of alleen voor managers etc.
Als er meerdere mailboxen worden uitgelezen is het nu mogelijk om de mailbox naam in het onderwerp te plaatsen bij afwijzing van een e-mail. Bijvoorbeeld omdat een bijlage niet wordt ondersteund, of andere reden. De ontvanger van de mail ziet direct uit welke mailbox het bericht afkomstig is.
Sommige klanten hebben pakbonnen met barcodes en moeten onder de naam van de barcode opgeslagen worden. Deze functionaliteit is vanaf deze release mogelijk.
Bij het matchen wordt de stuksprijs op de factuur gecontroleerd t.o.v. de stuksprijs van de order. Als hier een marge is toegestaan kan er een maximale afwijking gelden. Deze maximale afwijking is dan voor de gehele factuurregel. Er is een aanpassing gedaan zodat er ook op totaalprijs gematcht wordt als de stuksprijs binnen de marge matcht.
2023 Release 6.2
Bij het opvoeren van een crediteur zijn nieuwe velden beschikbaar voor buitenlandse crediteuren en uitbetaling aan derden (UBD).
Sommige instellingen werken met bijvoorbeeld buitenlandse gastsprekers. Zij zijn niet btw plichtig. Omdat de Belastingdienst toch inzage wilt hebben in de inkomsten van deze personen moeten bedrijven deze registreren als persoon met de indicatie Uitbetaling Bedragen aan Derden (UBD). Over de aan derde uitbetaalde bedragen moet periodiek aangifte gedaan worden. Buitenlandse crediteuren hebben niet altijd een IBAN. Het is mogelijk om een bankrekeningnummer in te voeren en de taal toe te voegen van de crediteur.
Er is een managementinfo rapportage beschikbaar om te zien welke e-mail er met facturen in behandeling zijn. Hiermee heb je altijd inzicht in de ontvangen e-mails en welke facturen er in de e-mail zaten.
De tegels in het Management Dashboard zijn aangepast. Er kan nu per rapport gekozen worden voor:
- geen tegel voor rapport tonen
- tegel zonder teller
- tegel met aantal regels in overzicht
- tegel met getal uit geconfigureerde query
Het is hiermee mogelijk om nu wel of geen teller te tonen, maar ook een percentage.
De gebruiker krijgt bij het opstarten een melding om te wijzen op de vertrouwelijkheid van persoonlijke gezondheidsinformatie die toegankelijk is via het systeem.
De handleiding voor Interfere is opgenomen in de applicatie via het gebruikersmenu.
Door middel van een managementinfo rapportage is het mogelijk om te zien welke e-mail er met facturen in behandeling zijn. Hiermee heb je altijd inzicht in de ontvangen e-mails en welke facturen en in de e-mail zaten.
2023 Release 3
Als tijdens de herkenning een ordernummer herkend wordt op de factuur en het herkende totaalbedrag matcht (de herkende bedragen matchen) met de opgetelde som van de orderregels (die van de herkende order), worden alle orderregels overgenomen als factuurregels. Hiermee wordt het verwerken van order facturen nog eenvoudiger.
Het is afhankelijk van de koppeling of deze functie ingezet kan worden. En is beschikbaar voor AFAS.
Vanaf deze release is het mogelijk om te zien welke facturen er door andere gebruikers zijn geopend. Ze zijn te herkennen aan het symbool met een klokje en een gebruikerspoppetje. Als je het document selecteert met dit symbool, dan krijg je een extra knop te zien met ‘Geopend door’. Op deze manier kun je zien door welke collega de factuur geopend is.
Het is afhankelijk van de koppeling of deze functie ingezet kan worden. Dit is nu beschikbaar voor Inconto en AFAS.
2022 Release 10
De herkenning van DigiData is op een hoog niveau en de meeste facturen worden erg goed herkend. Er zijn echter complexe vormen van facturen waarbij de free-form herkenning van DigiData geen afdoende herkenning biedt om de factuur eenvoudig en snel in te boeken in je financiële systeem. Voor deze complexere facturen hebben we een oplossing in de vorm van herkenning templates. Bij deze templates kan vrij exact gedefinieerd worden waar de verschillende rubrieken herkend moeten worden op een factuur.
De herkenning templates zijn door onze consultants in te regelen en aan te passen, maar het is ook mogelijk om de templates zelf vanuit de verwerkingsapplicatie aan te maken. Bij een factuur die op deze manier is herkend wordt in de statusbalk van Interfere een melding getoond dat de factuur op basis van een template herkend is. Door gebruik te maken van het management dashboard kun je monitoren wat het resultaat is van deze templates en wat het resultaat van deze procesverbetering is geweest.
In de schermen om een factuur te openen is het nu mogelijk om te zien dat een andere gebruiker de factuur aan het verwerken is. Deze documenten worden voorzien van dit symbool : 
Door de twee afzonderlijk herkende facturen uit dezelfde mail samen te voegen onthoudt het systeem dat de bijlagen van deze crediteur bij elkaar gehouden moeten worden. Je moet aan het systeem wel duidelijk maken welke van de bijlagen de factuur betreft. Dit doe je door eenvoudig deze te selecteren in het daarvoor getoonde dialoogje.
Vanuit het “Zoek een factuur” scherm kun je op basis van verschillende criteria direct de factuur vinden. Ook als deze in een andere map dan de actieve voorraadmap staat of zelfs als deze in een ander proces staat. Opmerkingen bij een factuur worden direct naast de afbeelding getoond. Hiermee kun je al voor het openen van de factuur zien of er iets bijzonders met de factuur aan de hand is.
Ben je benieuwd welke facturen er vandaag ontvangen zijn? Dit inzicht krijg je nu door te zoeken op de ontvangstdatum. Hiermee krijg je nog beter inzicht in de te ontvangen en verwerken facturen.
Zoals in elke complex systeem kunnen er in DigiData ook foutsituaties ontstaan. Om de afhankelijkheid van onze servicedesk te verminderen, is het mogelijk om de foutafhandeling automatisch te verwerken en te routeren naar een specifieke voorraadmap in Interfere. Zo is het niet nodig de servicedesk te bellen met de vraag waar de factuur is gebleven, maar zie je deze direct in deze voorraadmap staan en kun je ook zelf actie ondernemen om de factuur toch te boeken en in het vervolg dit probleem met deze crediteur te voorkomen.
Facturen komen soms terug uit de koppeling naar de backoffice met een foutmelding. Deze zijn dan altijd voorzien van een melding met de reden waarom de factuur niet verwerkt kan worden. Soms is dat omdat een specifieke regel aandacht nodig heeft. Het nummer van de regel wordt dan in de opmerking getoond. Daar waar mogelijk is zal de applicatie je automatisch naar deze regel sturen. Indien dat niet mogelijk is kan je eenvoudig de betreffende regel opzoeken doordat het nummer van de regel nu ook getoond wordt.
In het ControlCenter kun je nu zelf voorraadmappen aanmaken en verwijderen. Tevens kunnen de rechten van gebruikers op de voorraadmappen beheerd worden (indien dit van toepassing is).
2022 Release 3
Facturen worden door je crediteuren bijna altijd in de vorm van een PDF aangeleverd. Bij voorkeur ook voorzien van het bijbehorende UBL-bestand. Er zijn echter ook crediteuren die een factuur in de vorm van een Word- of Excelbestand aanleveren. Ook deze bestanden kunnen door DigiData verwerkt en herkend worden.
Als manager van de financiële afdeling wil je inzicht hebben in de factuurstroom. Hier hebben we een nieuwe optie voor gemaakt. In één oogopslag kun je zien hoeveel facturen er binnengekomen, te verwerken en verwerkt zijn. Deze getallen zijn in te richten op jouw behoefte aan informatie. Naast inzicht in de factuurstroom kun je realtime-inzicht krijgen in zaken als:
- Hoe is de herkenning van de facturen?
- Hoeveel facturen zijn er deze maand of dit jaar verwerkt?
- Welke crediteuren worden goed herkend en snel verwerkt en welke verdienen aandacht?
- Hoeveel facturen tonen foutmeldingen en komen in de uitvalbakjes?
Maak samen met ons een plan om verbeteringen in de herkenning of processen toe te passen. Verhoog hiermee de efficiëntie van de software.
Tijdens het verwerken van facturen is het voor je medewerkers van de financiële afdeling vaak handig om facturen van één crediteur achter elkaar te verwerken, of facturen met de oudste vervaldatum als eerste. Door in het “Selecteer een document” scherm een filter of sortering toe te passen, worden facturen in die volgorde en binnen het ingestelde filter verwerkt.
Download hier het overzicht van alle relevante RFC’s en meer informatie.
Aan de slag met deze nieuwe features!
Wil jij ook aan de slag gaan met deze nieuwe features in onze software? Neem contact op met je accountmanager en laat de FileLinx omgeving door ons upgraden en de nieuwe features configureren.
Suggesties?
Als je veelvuldig onze software gebruikt, dan heb je vast ideeën voor verbeteringen. Geef je suggestie via onderstaand formulier aan ons door.
