Bijna elke ondernemer of manager heeft het wel eens meegemaakt: juist dat ene contract blijkt nergens terug te vinden. Alle andere overeenkomsten staan netjes op alfabet in de mappen (fysiek of op de schijf), maar juist dat ene contract ontbreekt. En dat op het moment dat je een lastige onderhandeling wilt voorbereiden… In deze blog vertellen we je over het belang van goed contractmanagement.
Weet je nog, toen we allemaal met elkaar op kantoor zaten? Multifunctionele printers speelden een glansrol in het werkproces. Het is nog niet eens zo lang geleden (lees: pre-corona) dat er op menige werkvloer dagelijks hele boomstammen tot printjes en kopietjes werden omgetoverd. Inmiddels heeft het hybride werken ingang gevonden en worden we met z’n allen steeds milieubewuster: de meeste informatie wordt bij voorkeur digitaal uitgewisseld. Dus dat contract voor die printer, dat kan wel worden opgezegd. Oh, wacht, het is net een maand geleden automatisch voor twee jaar verlengd…
5 redenen voor contractmanagement
Wellicht heb je een vergelijkbare situatie meegemaakt. Komt een van de volgende scenario’s je bekend voor?
- Een licentie voor software die niet meer gebruikt wordt, wordt automatisch verlengd.
- Een dienst of abonnement blijkt duurder te zijn geworden zonder dat dit in het budget was opgenomen.
- Een huurcontract wordt voor vijf jaar verlengd, omdat je was vergeten in onderhandeling te komen.
- Je had geen rekening gehouden met een indexering van een dienst of abonnement.
- Of je vergeet een cruciale dienst te verlengen en nu stopt die ineens…
Contractmanagement geregeld binnen een paar dagen
Wellicht word je getriggerd door een van de bovenstaande voorbeelden. Je vraagt je nu af of je wel weet wat er in contracten staat en wanneer ze aflopen. En in welke map lag die belangrijke overeenkomst ook alweer?
Stel je jezelf deze vragen, dan is dit het goede nieuws: er is een wereld te winnen met de juiste tooling. Hik je echter aan tegen een ellenlang implementatieproject, dan kunnen we je geruststellen. Op basis van ons low-code platform heb je binnen een paar dagen een werkende Contractmanagement-module.
Hoe onze aanpak eruitziet? In onze Contractmanagement-module leggen we alle verplichtingen vast, net als de looptijd van de contracten en de voorwaarden. Bovendien programmeren we het systeem zó in dat de verantwoordelijke persoon een reminder krijgt wanneer de verlengingsdatum van een contract nadert.
En ben je contracten dan nooit meer kwijt? Uiteraard slaan we het getekende contract ook op in de module. Alleen al doordat je de juiste versie van elke overeenkomst voortaan snel kunt terugvinden, heb je de investering dik terugverdiend.
Wil je meer weten over contractmanagement?
Lees hier: “Contractmanagement implementeren binnen een week?”
