Inkoopproces
Een inkoopsysteem als de oplossing voor het volledige proces van aanvraag tot betaling inclusief het bewaken van de budgetten.
Waarom een inkoopmodule voor inkoopprocessen?
Merk je dat de afspraken die intern over inkopen zijn gemaakt, slecht worden nageleefd? En raak je het overzicht over je uitgaven kwijt? Dat resulteert niet alleen in kostbare administratieve handelingen, ook nutten medewerkers de contracten niet goed uit. Dat kan anders. Want met het FileLinx inkoopsysteem stroomlijn je jouw inkoopproces.
De 9 voordelen
- Een simpel en eenduidig proces dat resulteert in efficiëntie en kostenbesparingen
- Onverwachte budgetoverschrijdingen? Dat gaat niet meer gebeuren!
- Houd je belangrijkste leveranciers scherp en beoordeel ze
- Automatische matching van facturen met orders: boeken en klaar!
- Niet alleen de happy flow, maar ook overzicht en controle over je disputen
- Een stilzwijgende verlenging van een contract zonder het te weten? No way bij FileLinx
- Maak in een handomdraai een lijst van uitstaande verplichtingen
- Betaal geen facturen waarvan de levering ontbreekt
- Wat geven jullie eigenlijk uit per inkoopcategorie? Het dashboard geeft antwoord
Een gestroomlijnd inkoopproces
Om zicht te krijgen op de uitgaven moet je het inkoopproces terugbrengen tot een serie simpele stappen. Door die te stroomlijnen en te automatiseren bespaar je een hoop tijd. Te beginnen bij inkooporders die verstuurd worden naar leveranciers. En heb je de goederen of diensten ontvangen, dan wil je dit meteen kunnen registreren als ontvangst bij de order.
Er is een tool die je daarbij helpt. Een oplossing waarmee je processen stroomlijnt, je kosten helder in beeld krijgt en jouw organisatie efficiënt kan werken. FileLinx Inkoop+ maakt jouw professionele leven makkelijker.
Met het FileLinx Inkoopsysteem kan het wél!
FileLinx Inkoop+ automatiseert het inkoopproces van aanvraag tot betaling. Het inkoopproces ligt van begin tot eind vast, en dat geeft grip en overzicht. Je hebt altijd zicht op de ontvangsten, de bestellingen en de uitgaven. Zo voorkom je achteraf discussies over bijvoorbeeld de keuze van leverancier of de hoogte van het bedrag. Maar ook ordermatching, contractmanagement, budgetbewaking en leveranciersbeoordeling behoren tot de standaard uitrusting.
Stappen voor inkoopaanvraag
- Nieuwe inkoopaanvraag aanmaken.
- Inkoopaanvraag beoordelen en verwerken.
- Leveranciersproducten worden gekoppeld (in FileLinx of in de webwinkel via OCI-koppeling.
- Inkoopbestelling wordt met een sjabloon automatisch aangemaakt.
- Inkoopbestelling gaat ter fiattering naar de vooraf bepaalde beoordelaars.
- Inkooporder wordt gestuurd naar leverancier.
Stappen voor inkoopbestelling
- Nieuwe inkoopbestelling aanmaken (ook met OCI koppeling mogelijk).
- Direct leveranciersproducten toevoegen aan de inkoopbestelling.
- Indien nodig inkoopbestelling laten fiatteren.
- Inkooporder met sjabloon versturen naar leverancier.
FileLinx inkoopsystem is altijd flexibel
Elke organisatie heeft zijn eigen prioriteiten rondom het inkoopproces. Waar standaardoplossingen je in een wurggreep houden, wil je flexibel zijn. Zodanig dat je de belangrijkste processen makkelijk kan aanpassen, optimaliseren maar bovenal dat je grip krijgt, hebt en houdt. Dus heb je specifieke wensen? We passen Inkoop+ graag aan jouw werkproces aan.
Ontvangstenregistratie
1. Gebruiker meldt in FileLinx het aantal ontvangsten.
2. Bij deelleveringen wordt het verschil in aantal automatisch berekend.
3. Status van de ontvangsten wordt in FileLinx automatisch aangepast.
Niet leverbare artikelen worden in FileLinx ook verwerkt.
Is een inkooporder niet leverbaar, dan is deze in FileLinx te annuleren.
-De binnenkomende inkoopfactuur wordt herkend en gematcht in FileLinx.
– Onze matchingmodule herkent automatisch alle factuurregels en matcht die met de ontvangstregels in FileLinx.
– Eventuele toleranties worden toegepast.
– Bij afwijkingen buiten de toleranties wordt de factuur doorgezet naar de juiste persoon.
Zo werkt Inkoop+
Wat ingewikkeld en onoverzichtelijk leek, wordt eenvoudig met Inkoop+. Sterker nog, stappen die je niet nodig hebt, kun je uit het systeem halen. Maar wat is er allemaal mogelijk als je daar wel behoefte aan hebt?
Een inkoopfactuur die met de betreffende order matcht wordt direct betaalbaar gesteld in jullie financiële software. Vind de matchingsoftware afwijkingen in onder andere de aantallen, prijzen en regels, dan kun je deze afwijkingen laten afhandelen door een aangesteld persoon.
Eventuele verschillen zijn ook te boeken op voorkeursrekeningen in de financiële software. Indien nodig kan de factuur het fiatteringsproces in, op basis van de autorisatieroute. De goedgekeurde facturen worden direct betaalbaar gesteld.
Als er iemand ziek is of niet beschikbaar, dan kan automatisch opvolging worden ingezet. Vooraf inzetten of ad hoc is beide mogelijk. Zo blijven er geen taken liggen.
Voordat een product ingekocht kan worden, moet er eerst gekeken worden of er een budget beschikbaar is. Met FileLinx heb je automatische budgetbewaking. Tijdens het gehele proces wordt het budget automatisch bijgewerkt.
In FileLinx kan bijgehouden worden met welke leverancier een contract is afgesloten voor het inkopen van een product. Je beheert contracten gedurende de hele levenscyclus: vanaf de draftversie van een contract tot en met verlenging of opzegging. Download de contractmanagement factsheet en ontdek de voordelen van een contractmanagementmodule.
De inkoopafdeling houdt de regie door te bepalen welk product bij welke leverancier wordt ingekocht. Met OCI is het mogelijk om gestandaardiseerde artikelgroepen te koppelen aan de leverancier die de voorkeur heeft. Zo kunnen bijvoorbeeld alle kantoorartikelen besteld worden bij één webshop waarmee een contract is afgesloten.
FileLinx is aangesloten bij het PEPPOL-netwerk.
Het inkoopsysteem in vogelvlucht
- Alle gebruikers kunnen een aanvraag indienen.
- De inkoopafdeling kan bepalen welk assortiment ingekocht mag worden.
- De inkoopafdeling kan de afspraken per leverancier vastleggen in het systeem en ervoor zorgen dat er altijd bij de juiste leverancier besteld wordt.
- De leveranciers en artikelgegevens kunnen uit het ERP/financiële systeem gehaald worden via een koppeling.
- Een intern project kan bijvoorbeeld ICT-kosten, een energiecontract, huurcontract, marketingkosten, kantoorkosten etc. zijn.
- Contractmanagement is een standaard onderdeel van de inkoopmodule.
- Voor elk project kan een budget en budgetverantwoordelijke opgesteld worden.
Bouw verder aan je proces
Het voordeel van FileLinx Inkoop+ is dat je feitelijk een standaardoplossing krijgt, die je in een handomdraai kunt aanpassen aan de processen die jouw organisatie uniek maken. Doordat onze inkoopmodule modulair is gebouwd, kun je klein beginnen en in fases jouw inkoopproces verder optimaliseren.
CRM+
Koppel Inkoop+ aan onze CRM business solution en jouw relaties krijgen de aandacht die ze verdienen. Veelal worden zaken nu in verschillende systemen bijgehouden, waarbij de samenhang tussen deze gegevens ver te zoeken is en een gebrek aan overzicht ontstaat. In CRM+ kunnen acties worden geautomatiseerd in workflows, zodat het systeem jou vanzelf een herinnering stuurt als actie benodigd is.
Referenties
- Omoda -
Ingewikkelde processen worden makkelijk
Hoe ambitieus je wensen op het gebied van Inkoop, Facturatie of CRM ook zijn, onze superslimme experts gaan graag de uitdaging voor je aan! Het resultaat: een oplossing die een ingewikkeld proces stroomlijnt én makkelijk in het gebruik is.
